Por Dr. Bernhard Hitpass Heyl, Director Ejecutivo de BPM Center, Departamento de Informática, Universidad Técnica Federico Santa María.
Los profesionales internacionales expertos de BPM plantean que la implementación de BPM se transforma en un beneficio para la empresa, porque permite adaptarse rápidamente a los cambios, al desarrollo de nuevos productos y a las exigencias de la industria, entre otros. En Chile, el nivel de inversión tecnológica que la empresa privada y pública se encuentra integrando en su gestión es considerable; por tanto es necesario focalizar esfuerzos, a través de la identificación de los Factores Críticos de Éxito (FCE) más importantes de acuerdo a la realidad nacional.
A partir del año 2005 se aprecia a nivel global que BPM ha logrado un cierto prestigio entre el ámbito académico y empresarial como concepto de gestión, pero el conocimiento de la disciplina y de los sistemas de información que permiten apoyar la implementación de BPM es todavía prematuro.
La consultora Gartner, en el año 2010, señala que “es posible encontrar una nutrida oferta de suite BPM o BMPS en el mercado de software tradicional como OpenSource”; sin embargo en nuestro país la difusión académica de casos exitosos en la implementación de BPM, así como también las metodologías utilizadas, los FCE y sus tasas de adopción, son tópicos con un bajo nivel de exploración. En estudios realizados por el BPM Center, desde el año 2012 a la fecha, es posible hacer un diagnóstico y observar tendencias sobre la adopción de BPM en nuestro país.
De acuerdo a diferentes estudios de la literatura realizados por el autor, se pueden identificar los FCE para el área de gestión (BPM Governance) y de operaciones (BPM Operacional) como lo muestra la figura 1. Veamos algunos de ellos en forma breve a continuación:
Compromiso de la alta dirección
BPM Governance es una estrategia empresarial, por consiguiente se debe contar con un líder de la alta dirección que conozca el negocio y demuestre credibilidad. Las encuestas nos revelan que el compromiso de la alta dirección ha aumentado desde el año 2012 al 2015 de un 20% a un 30%. Es decir, en tres años ha aumentado en 10% el compromiso de la alta dirección en las organizaciones chilenas. Una tendencia positiva.
Figura 1.
Estructura organizacional orientada a procesos
La existencia de una unidad de procesos es fundamental para centralizar los servicios de BPM en forma estandarizada y apoyar las áreas de negocio. Sin una oficina de procesos se diluyen las iniciativas aisladas de las áreas de negocio en el intento de implementar BPM. Desde el año 2012 a la fecha, solo el 50% de las organizaciones consultadas mantiene una unidad de procesos en forma permanente. Al respecto, no se puede observar una tendencia hacia una mayor adopción de BPM como disciplina de gestión. Esto explica porque muchos proyectos aislados de BPM fracasan.
Procesos documentados y validados
El grado de documentación de los procesos de las organizaciones encuestadas llegó a un 38% en 2015. Este porcentaje no dice nada respecto de la calidad de la documentación, ni tampoco si se encuentran validados por los diferentes grupos de interés. Se observa sí una tendencia positiva con respecto al levantamiento y diseño de procesos para los diferentes fines como lo muestra la figura 2.
Sin embargo, hay ser cuidadoso en la interpretación de estas respuestas, que reflejan más los objetivos que lo que realmente se puede lograr o alcanzar. En todo caso, las principales motivaciones son estandarización, automatización, calidad y monitoreo en línea.
En cuanto a herramientas para documentar procesos, nos encontramos aún con la triste realidad que la mayoría de las organizaciones siguen utilizando ofimática, a pesar de existen mucho modeladores de software libre. Por otro lado, observamos en Chile una fuerte concentración con un 64% de las respuestas en el uso de la herramienta Bizagi, como se ve en la figura 3.
Figura 3.
Implementación de procesos con BPMS
La muestra del estudio nos revela que el 33% de las organizaciones aún no tiene planificado automatizar sus procesos y nos revela también que en Chile existe una fuerte concentración de mercado en cuanto a los proveedores que ofrecen sistemas especializados para automatizar el workflow de los procesos.
Conclusiones
Actualmente el impulso y la dinámica de proyectos BPM en nuestro país se encuentra más enfocado en el área de operaciones y tecnología que en el uso como un instrumento de planificación y control de gestión integrado. Todavía es difícil predecir cómo se seguirá desarrollando el mercado de BPM, pero hasta el momento se puede observar que se trata de un mercado de nicho y las últimas encuestas no muestran un avance claro a salir de ahí.
Figura 3.
Bernhard Hitpass Heyl es autor del libro “BPMN 2.0, Manual de Referencia y Guía Práctica” y del libro “Business Process Management (BPM) Fundamentos y Conceptos de Implementación”.
