Cuántas veces hemos ideado proyectos y cuantas veces más nos hemos decepcionado al estimar los costos o, lo que es peor, hemos tenido que dejar proyectos inconclusos, perdiendo recursos, dinero y tiempo, sin considerar el respeto y la credibilidad frente a las áreas de negocio. A lo largo de mi trabajo he visto en no pocas ocasiones cómo un proyecto estimado en 100, terminaba con un presupuesto aprobado de 20 y -obviamente- con una parte de la funcionalidad y los beneficios.
En muchos casos, lo anterior se debe a la incapacidad de demostrar el valor para la empresa, la reducción de costos o el retorno sobre la inversión, requisitos cada vez más necesarios para que un proyecto sea finalmente aprobado, ejecutado y terminado exitosamente.
Los obstáculos para obtener un compromiso más fuerte con el negocio y con la eficiencia incluyen: escasez de un proceso integrado de gestión de demanda; administración incompleta del portfolio TI; múltiples sistemas para gestionar personas; y ejecutar proyectos sin hacer seguimiento de los costos relevantes.
Una ejecución de clase mundial significa entregar proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada. Las mejores prácticas, templates y metodologías son todas diseñadas para disminuir el tiempo de inicio del proyecto, aumentar la tasa de éxito y potenciar a la PMO (Project Management Office).
El propósito principal de la gestión de portfolios es proveer los medios para que el gerente de informática tenga datos basados en hechos, para que pueda discutir con las áreas de negocio de la empresa acerca de dónde se debe gastar el siempre preciado presupuesto, para que tenga el mayor ROI, así como también para evaluar las inversiones en activos y servicios en términos del negocio. La evaluación consiste en una comparación de atributos como la calidad, el valor y el riesgo.
La necesidad de una gestión integrada
Gestionar un portfolio significa gestionar el ROI. Los gerentes de informática deben combinar el análisis ‘top-down’ de planificación de éste con el análisis ‘bottom-up’ de proyectos, es por ello que las aplicaciones existentes en el mercado consideran funcionalidades avanzadas de gestión de portfolios, de recursos, de demanda, financiera, de riesgos y controles y procesos, entre otras.
Como los portfolios y sus ambientes de TI y negocios son dinámicos, los gerentes de informática deben mostrar disciplina usando todas las herramientas de gestión con mejores prácticas disponibles, procesos y planes de comunicación para revisar regularmente y actualizar su portfolio durante todo su ciclo de vida.
Sin una gestión integrada de proyectos, recursos y tiempos, los planes individuales pueden ser exitosos, mientras que los programas más importantes tropiezan. Últimamente, se ha acrecentado la necesidad de implementar proyectos que unan las estrategias y planes de TI con el negocio y que, además, hagan crecer a la empresa. Estas razones son las que están empujando la demanda por aplicaciones de gestión de proyectos y portfolios de TI.
Las aplicaciones PPM (Proyect & Portfolio Management) proveen una base sólida para la gobernabilidad efectiva de TI en forma corporativa, entregando información para la selección, optimización y ejecución de las tareas de TI, actividades e inversiones necesarias para impactar positivamente a los negocios.
