La misión de Carozzi es clara: crecer en promedio tres puntos porcentuales por sobre el PIB. Para lograrlo, este gigante del rubro alimenticio y de consumo masivo no sólo desarrolla productos de alta calidad y utiliza tecnología de vanguardia, sino que además permanentemente se adapta a nuevos desafíos que le permiten seguir cumpliendo de manera exitosa sus objetivos y metas. En ese sentido, la firma desarrolla anualmente una enorme cantidad de proyectos en todas sus áreas, motivo por el cual, a fines del año pasado, decidió asesorarse con Cofre, a través una consultoría de apoyo a la implementación de mejoras en la gestión de proyectos. Más detalles de esta iniciativa nos entrega Erwin Fiebig, Jefe de la Oficina de Proyectos (PMO) de Carozzi.
Desde las gerencias de Administración y TI de la compañía, surgió a fines del año pasado la necesidad de evolucionar hacia mejores prácticas en el área de gestión de proyectos. “Dicho requerimiento estaba dado por una estrategia de crecimiento de la empresa, en respuesta al alto volumen de proyectos que tenemos en la actualidad”, explica el ejecutivo. “Nuestra compañía está generando hoy dos grandes líneas de cambio internas: por un lado, la orientación hacia la gestión de procesos de negocio y, por otro lado, la introducción de la gestión de proyectos a nivel más metodológico”, agrega.
Fiebig, quien llegó a la empresa en mayo de este año con el objetivo de desarrollar la Oficina de Proyectos, sondeó varias alternativas entre los principales actores de este mercado y finalmente optó por contratar los servicios de Cofre, consultora que debió hacerse cargo del diseño e implementación de la metodología de administración de proyectos (MAP), y de la definición de funciones y servicios de la misma PMO. “Esta constituye la ventaja más importante de este proveedor y es básicamente su core business”, señala.
En paralelo con esto, la compañía indagó en la búsqueda de herramientas que permitiesen facilitar el trabajo de gestión de proyectos y automatizar gran parte de sus operaciones. Fue así como implementó pmPoint, sistema web para administración de proyectos, que apoya y simplifica la labor cotidiana de los distintos jefes de proyectos y ejecutivos. “Queríamos que no fuese tan intrusivo, porque a veces este tipo de implementaciones puede convertirse en algo demasiado complejo y, por ende, negativo”, explica el profesional.
Según comenta, en un inicio pudo observar que las iniciativas que llevaba a cabo la compañía siempre lograban su objetivo final, pero los plazos de entrega y el uso de recursos terminaban convirtiéndose en un dilema. “Estábamos muy lejos de tener información necesaria para comprender la dimensión del problema”, afirma.
Cabe consignar que Carozzi estuvo entre las primeras empresas a nivel local que implementó el software de gestión SAP, logrando llevar a cero los sistemas legados, lo cual le otorga un gran nivel de experiencia en esta materia.
Resguardo frente a problemas
Parte de la labor de Cofre se centró en adaptar los “entregables” desde su propia metodología de administración de proyectos a la herramienta colaborativa de gestión de proyectos pmPoint de la empresa de alimentos, con el fin de facilitar la adopción de una solución adecuada a la realidad de la organización.
“No sólo queremos que los proyectos salgan, sino que también tengamos la posibilidad de resguardarnos frente al crecimiento de los volúmenes y así evitar problemas”, señala Fiebig. Es así como la consultora apoya en el diseño de las funciones y puesta en marcha de la PMO y da soporte para la creación, control, gestión de riesgos e incidentes de cada proyecto, entre otros. Para efectuar dicha labor, Cofre asesoró a Carozzi en el diseño de una metodología para la gestión de proyectos y de funciones de la Oficina de Proyectos, que se adecue tanto a la realidad organizacional como a los “entregables” y a las posibilidades que pmPoint ofrece.
“Uno de los valores agregados que aporta Cofre tiene que ver con la especialización en esta materia, ya que está dedicado exclusivamente a la gestión corporativa de proyectos. Además, ya teníamos una experiencia positiva anterior con este proveedor, pues durante el año pasado realizó una capacitación interna en gestión de proyectos con muy buenos resultados”, afirma el encargado de proyectos de la compañía.
A eso se suma, indica, que Cofre marca una diferencia importante frente a su competencia, ya que cuenta con recursos humanos a nivel local para abordar este tipo de soluciones, mientras que en otras empresas no siempre es así.
Medición concreta
Actualmente, Carozzi se encuentra avanzando en la implementación de la PMO, lo cual implica que la herramienta ya está operando y además tiene definidos los procesos a ejecutar de la metodología y los procedimientos. “Sólo nos falta adecuar los entregables y aplicar la metodología a proyectos piloto, por lo que esperamos terminar, según lo planificado, a fin de año”, aclara el ejecutivo.
De acuerdo a Fiebig, Cofre ha sabido entender e interpretar muy bien las necesidades y requerimientos puntuales respecto a este proyecto; “por un lado, haciendo menos traumático su integración para el personal y, por otro, apoyando a la compañía en el proceso de aterrizar la metodología, en nuestra cultura de trabajo”, indica.
Hasta antes de la ejecución de este proyecto, no existía una metodología interna formal de evaluación, simplemente la gente iba informando sobre los avances respectivos. “Nuestro principal beneficio es que ahora contamos con información centralizada y actualizada a tiempo para gestionar con calidad la ejecución y desarrollo de los proyectos, tanto en los alcances y plazos, como en la gestión de riesgos y uso de recursos”, concluye Fiebig.
Ficha proyecto
• Problemática: Carozzi enfrentaba la necesidad de evolucionar hacia mejores prácticas en el área de gestión corporativa de proyectos y documentación de los procedimientos de negocios.• Solución: Consultoría que apoye la implementación de mejoras en gestión corporativa de proyectos. Entregables esperados: plan de desarrollo de la PMO, metodología de administración de proyectos y acompañamiento en la implementación de la PMO.• Empresa cliente: Carozzi es una compañía multinacional chilena de consumo masivo que elabora, entre otros productos, pastas, salsas, postres, cereales, galletas, jugos y refrescos. Actualmente también cuenta con presencia en Perú y Argentina y exporta sus productos a más de 30 países.
• Empresa proveedora: Cofre es una compañía especializada en productos y servicios para la gestión corporativa de proyectos. Fundada en el año 2005, esta firma chilena se basa tanto en los lineamientos PMI como en su vasta experiencia en la práctica para la generación de su mapa de soluciones.
