La Universidad de Santiago de Chile (Usach) implementó este año la solución ReadSoft Imaging, con el propósito de integrar un sistema que le permitiese manejar de manera más eficiente los múltiples archivos y documentos de su unidad de Bienestar. Adolfo López, Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos de la entidad académica, destaca las ventajas de esta solución, la cual ha posibilitado una mayor calidad de servicio, la reducción de los volúmenes de documentos y el desarrollo de una mejor imagen tecnológica para la universidad.
Con casi 160 años de presencia, un total de 58 carreras y más de 18 mil alumnos, la Usach aprovechó el cambio de su edificio administrativo para implementar un nuevo concepto de gestión documental, sin uso de papeles, tomando como piloto la unidad de Bienestar de la entidad académica.
“Este departamento contaba con una gran cantidad de documentos físicos, motivo por el cual nos pareció oportuno integrar una tecnología digital que permitiese reducir la cantidad de papelería y, por otra parte, elevar la percepción del público acerca de la calidad de servicio que entrega esta unidad”, sostiene López.
El Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos explica que las razones fundamentales que llevaron a la institución a implementar este proyecto se basaron en un cambio en los requerimientos de espacio en el área de Bienestar y en el alto grado de visibilidad de la unidad para todos los empleados de la universidad, ya que cada uno de ellos tiene relación directa con este departamento. “Queríamos generar una percepción positiva acerca de la calidad de los servicios administrativos y, por ende, que ellos se atreviesen también a generar proyectos propios”, enfatiza.
Fue así como contactaron a la empresa sueca ReadSoft, un destacado proveedor de soluciones en la automatización y gestión documental, cuyo centro de operación para Latinoamérica se encuentra en Chile, que implementó la solución ReadSoft Imaging, sistema de administración de imágenes que permite un rápido archivo digital de documentos, ya sea en formato físico o electrónico. “ReadSoft fue la única empresa capaz de responder a nuestros requerimientos puntuales y ofreció una agenda de trabajo seria y eficiente”, recalca.
El académico afirma que la universidad tiene expectativas muy altas con respecto al aprovechamiento de las TI, y añade que a nivel local y regional, la institución es pionera en el uso de este tipo de herramientas. “Es así como la proyección de llevar a cabo la implementación de una solución digital a nivel piloto era muy alta, especialmente referida a la comunidad más cercana al uso de tecnologías”, sostiene.
“Se redujo en un 80% la cantidad de tiempo de servicio”
En julio de este año, se llevó a cabo la implementación de la solución en fase de prueba, proceso en el cual se ejecutó el traspaso al sistema digital y la indexación de toda la información, consistente en cerca de 70 mil documentos de los beneficiarios del Departamento de Bienestar. El trabajo fue realizado por estudiantes, quienes fueron capacitados especialmente para ello.
“Como resultado de esta operación, se redujo en un 80% la cantidad de tiempo de servicio que los usuarios requerían para obtener una respuesta a sus solicitudes”, ejemplifica López. “Normalmente, el empleado demoraba cerca de 20 minutos en encontrar la información existente en papel, mientras que hoy con el sistema ReadSoft Imaging, no tarda más de cuatro minutos”, agrega.
Imaging es una solución dinámica, adaptable a cualquier necesidad y no requiere de una alta inversión por parte de la compañía. Con esta herramienta, se obtiene un fácil acceso a documentos a través de imágenes, tanto en la red corporativa como mediante Internet, por lo cual se observa una disminución en los tiempos de respuesta a cualquier requerimiento por parte de un cliente externo, proveedor o de cualquier área de una empresa.
La solución posibilita una rápida localización y consulta de documentos (acceso vía Intranet), y reducción de costos de transporte y de almacenamiento de datos, así como de riesgos por pérdida de información. Además, posibilita la creación de nuevos canales de comunicación con empresas y la utilización simultánea de los datos por más de un usuario.
“Básicamente, en nuestro caso, se observó una reducción de los volúmenes de documentos, con menos papel visible”, indica López. “A ello se suma la creación de una mejor imagen tecnológica para la universidad”, comenta.
Relación sólida y estable
ReadSoft mantiene una intensa colaboración con proveedores de sistemas para empresas como SAP y Oracle, lo cual le ha permitido acumular amplios conocimientos sobre integración en diferentes sistemas ERP.
“Es importante destacar que la universidad firmó un contrato con Oracle como partner de negocios, el cual pone a nuestra institución en el primer plano de una sólida relación comercial con este proveedor de clase mundial”, explica el Vicerrector. “Como ReadSoft es partner de Oracle y su solución para E-Business Suite está certificada por la destacada empresa de ERP, nos interesa mantener una comunicación plena y fluida con ambas compañías”, destaca.
López concluye afirmando que la institución se encuentra satisfecha con el servicio prestado, especialmente en el proceso de capacitación de su personal en esta materia. “Tuvimos la opción de ver una prueba en vivo del sistema antes de su implementación, lo cual confirmó que el proveedor tenía un interés real de trabajar junto a nosotros. Además, la relación comercial siempre ha sido fluida y ha permitido lograr los resultados hasta ahora observados”, enfatiza el directivo.
