Una de las principales preocupaciones de IBM en materia de gestión documental tiene directa relación con la posibilidad de entregar a sus clientes herramientas que permitan reducir los costos y lograr una mayor agilidad de las aplicaciones de contenidos. Rodrigo Seguel, Content Manager Specialist IBM de Chile, entrega más detalles al respecto.
¿Qué tendencias y desafíos existen en gestión documental?
En Chile, específicamente, las empresas han comenzado a entender que el documento electrónico no sólo debe ser guardado, sino que además hay que saber gestionarlo, de forma que eventualmente se logre la eliminación del papel y, por ende, reducir costos. Es así como, básicamente, estamos en presencia de un nuevo modo de trabajar que busca agilizar los procesos, por lo cual esta propuesta debe ser aplicada de manera gradual. Al generarse contenidos en un formato digital, se produce un cambio radical en el modo cotidiano de laborar. Los clientes recién están comenzando a almacenar y generar documentación, y de a poco tienen que ir dándole visibilidad sobre esa información al negocio.
¿Cuáles son los beneficios?
Eliminar papel está asociado directamente al hecho de reducir costos, ya que, por ejemplo, cualquier modificación que se haga en un documento impreso implica botar toda la papelería y gestionarla nuevamente. Y lo importante de incorporar herramientas de este tipo es que sean capaces de demostrar que existe un retorno de la inversión y una eficiencia operacional. Una ventaja en este sentido lo constituye el hecho de poder adelantarse a la normativa, y así tener preparado el sistema de gestión documental antes de que entre en vigencia. Además, por supuesto, de reducir gastos en almacenamiento y custodia de papeles, junto con disminuir los tiempos de espera por diferentes tipos de archivos. También es posible modelar procesos documentales, entregando mayor agilidad y eficacia a éstos y, de paso, integrarse a una exitosa implementación de una metodología BPM.
¿Cuál es la propuesta de IBM?
Si hay algo que hoy no decrece son los datos, al contrario, tienen un incremento exponencial. Por eso, nuestra propuesta de valor está en dotar de gobernabilidad a ese sinnúmero de contenidos digitales, para lo cual hemos adquirido tecnologías acordes.
Nuestra familia de soluciones de administración de contenido empresarial (ECM) es capaz de integrar y conectar silos de información disgregados dentro de la organización. A través de diversos componentes de software (motores de contenido, de procesos y simulación), presentamos la Suite de productos FileNet Enterprise Content Management, con la cual entregamos al cliente la visibilidad necesaria para saber que está trabajando con un gran contenedor de datos/información. Estas aplicaciones tienen la capacidad necesaria para conectarse a otros sistemas, aportando integración entre componentes, lo cual implica no tener que eliminar todo y partir nuevamente de cero.
En esta área, ¿qué ventajas competitivas ofrece IBM?
Uno de los aportes más importantes que percibe el usuario es la funcionalidad, que tiene relación directa con la forma en que acercamos los contenidos, ya que resulta muy importante estar en las aplicaciones de escritorio. Entregamos un gestor documental que va creciendo de acuerdo al desarrollo de la propia organización. En ese contexto, la oferta del framework de IBM permite responder oportuna y eficazmente a los requerimientos del cliente en el tiempo.
En los últimos siete años, hemos adquirido aplicaciones de clase mundial para complementar nuestra atención al usuario final y, en este caso puntual, entregamos un repositorio de gestión documental que se integra a la estrategia corporativa. Es así como hemos sido reconocidos por consultoras como Gartner Group como uno de los líderes del mercado ECM.
