Aunque no existe una fórmula mágica para gestionar proyectos de inteligencia de negocios, la experiencia nos indica que junto a la gestión misma del equipo de trabajo existen factores de diversa índole en los cuales es interesante poner atención a la hora de manejar efectivamente una iniciativa.
No es poco común encontrarse en reuniones de proyectos de inteligencia de negocios, ya sea de planificación o de estado de avance, con algunos asistentes un tanto ansiosos por ver resultados o preocupados por las expectativas creadas respecto al proyecto mismo. En un mundo tan cambiante y vertiginoso como el nuestro, las personas en general se vuelven ansiosas por mostrar avances o resultados, en definitiva, por presentar una mejora respecto a un estado anterior. En el contexto de la gestión y planificación de un proyecto de inteligencia de negocios, este tema se torna crucial.
Es complejo crear una receta ciento por ciento certera que permita asegurar el éxito de un proyecto de inteligencia de negocios, pero la experiencia adquirida en una gran variedad de proyectos analíticos de diversa índole nos ha enseñado que existen ciertos factores externos a la gestión misma del equipo de trabajo en los cuales es interesante poner atención a la hora de manejar efectivamente una iniciativa. Entre estos aspectos destacan dos temáticas bastante interesantes por su relación con capacidades más bien blandas dentro de la venta y gestión de proyectos, me refiero al manejo de la ansiedad por resultados y la generación de expectativas más allá del buen juicio.
Puede llegar a ser realmente difícil gestionar un proyecto en un clima de gran ansiedad, ya que en general distintos aspectos pueden llegar a ser cuestionados en aras de mostrar algún resultado. En medio de una presentación, cualquiera de los participantes podría plantear algo como: “no hemos visto resultados aún y ya llevamos tres meses de trabajo”. ¿Qué responder frente a eso? ¿Cómo satisfacer esa necesidad que cobra cada día más fuerza?.
Puede llegar a ser realmente difícil gestionar un proyecto en un clima de gran ansiedad, ya que en general distintos aspectos pueden llegar a ser cuestionados en aras de mostrar algún resultado. En medio de una presentación, cualquiera de los participantes podría plantear algo como: “no hemos visto resultados aún y ya llevamos tres meses de trabajo”. ¿Qué responder frente a eso? ¿Cómo satisfacer esa necesidad que cobra cada día más fuerza?
Resultados parciales, la clave para manejar la ansiedad
A lo largo de los años y a partir de la experiencia recabada, hemos logrado gestionar y manejar esta ansiedad. La solución es simple y, en realidad, debe ser parte esencial de la planificación de proyectos de corte analítico: es fundamental generar resultados intermedios. La mejor manera de disminuir la ansiedad es fomentar la entrega de resultados rápidos, que no necesariamente representan la totalidad de una solución, pero que sí logran encaminarnos hacia ella. En este sentido, una planificación debiera considerar la posibilidad de crear entregables a lo largo de todo el proyecto, de manera de mostrar este camino a la solución final y dejar patente el avance.
Para lograr disminuir efectivamente la ansiedad, es crucial que estos resultados rápidos sean valiosos, que sean capaces de crear valor. Es importante no caer en el error de generar resultados por el simple hecho de mostrar algo, sino que lo generado debe representar realmente un aporte a los objetivos que avalan el proyecto, ¿quién podría cuestionar un proyecto que ya ha generado una serie de resultados valiosos a partir del trabajo desarrollado? Sobre esto último, lo cual no es trivial de alcanzar, sería interesante referirse en una próxima columna. La experiencia nos indica que éste es un buen camino y logra crear una gran satisfacción en las personas involucradas en el proyecto, permitiendo llevar a cabo una gestión más efectiva y sin presiones innecesarias.
Cumplir las expectativas
Bastante relacionado con el tema de la ansiedad está lo referente a la generación de expectativas más allá de lo que dicta la prudencia. Para abordar esto es interesante entender la relación que existe entre el grado de satisfacción que puede alcanzarse en un proyecto y las expectativas creadas sobre él. Para ello, es posible definir que el grado de satisfacción alcanzado responde a la siguiente ecuación: Grado de Satisfacción = Cumplimiento de la promesa – Expectativas generadas.
Si analizamos por un momento la ecuación, uno de los primeros aspectos que es posible concluir tiene que ver con lo riesgoso que se torna el hecho de jugar con las expectativas de nuestros clientes ante un escenario poco propicio para dar cumplimiento a lo prometido o sencillamente en un escenario en el cual nuestro equipo de trabajo no está capacitado para responder a las expectativas. En las asesorías estratégicas sobre temas analíticos que he prestado en los últimos años, he tenido la oportunidad de ver proyectos de inteligencia de negocios que, a pesar de estar desarrollados a primera vista de forma correcta, no logran dejar una buena impresión en las empresas en las cuales fueron implementados. Indagando sobre el tema he descubierto que en la gran mayoría de los casos esto se debió a que las promesas comerciales realizadas no lograron ser plasmadas a cabalidad, lo cual repercutió fuertemente en el grado de satisfacción de los usuarios y dueños del proyecto.
Es difícil centrar toda la culpabilidad de este problema en un actor en particular, pero a mi parecer muchas veces se juega erróneamente con las expectativas en pos de cerrar un acuerdo comercial, creando con ello una mochila bastante pesada para el equipo que deberá implementar el proyecto, la cual además deberá ser cargada durante todo el proceso. En este sentido, la experiencia nos indica que es más sano incluir una etapa de análisis de factibilidad analítica antes de realizar cualquier tipo de promesa comercial. En esta fase es fundamental conocer el estado evolutivo en el cual se encuentra la empresa desde el punto de vista de la gestión de información, ya que ello repercutirá fuertemente en el nivel de complejidad que tendrá el proyecto. Cuando existe una cultura analítica al interior de una organización, distintos temas ya deberían haber sido abordados de manera corporativa, lo cual torna más fácil responder con mayor rapidez y simpleza a preguntas clave de un proyecto de inteligencia de negocios. Interrogantes tales como dónde están los datos, qué fuentes son más confiables, cuáles son las reglas de negocio que deben validarse en conjunto con los datos, entre otros aspectos clave, deberían resolverse con cierta facilidad. Del mismo modo, es vital entender las necesidades actuales y futuras que tiene la empresa, proyectando la manera en la cual un proyecto analítico puede llegar a satisfacerlas, entendiendo que la realidad de cada escenario es distinta, por lo que las promesas comerciales deben considerar todo lo anterior antes de comprometer cualquier tipo de resultados o plazos requeridos para el desarrollo de las soluciones propuestas.
Tal como indiqué en un inicio, no existe una fórmula mágica para gestionar proyectos de inteligencia de negocios, pero la experiencia nos indica que junto a la gestión misma del equipo de trabajo existen factores de diversa índole, como los presentados en esta columna, que pueden impactar de distinta manera los resultados de nuestros proyectos. La forma en la cual enfrentemos cada uno de estos desafíos, irá definiendo y forjando nuestro estilo de gestión a través del tiempo, ya sea para bien o para mal.
