En sus más de 150 años de existencia, BancoEstado ha dedicado gran parte de su gestión a cumplir con el rol social asignado por ley, prestando servicios financieros con el objeto de favorecer el desarrollo de las actividades económicas nacionales. En su quehacer diario, la entidad trabaja combinando en forma eficiente la competitividad y su rol de fomento, que se expresa a través de distintas acciones. Dentro de esta línea, preocupada también de su personal, la institución cuenta hace un par de años con un sistema de liquidación de sueldos y un portal de autoservicio provisto por Meta4. Sobre esta solución, que busca satisfacer los requerimientos de sus recursos humanos, conversamos con Nora Niño, Jefa de Area Gerencia de Informática, y Cristian López, Jefe de Proyectos RRHH, ambos de BancoEstado.
Desde 1998, BancoEstado cuenta con el software Meta4 para pago de remuneraciones, que permite incluso cancelar sueldos a sus empresas filiales. En el 2002, hubo una reestructuración en la Gerencia General de Administración (GGA) y cobró fuerza entre sus ejecutivos la idea de contar con un sitio web para el personal del banco, que incluyera a todo el espectro laboral de la organización, y mediante el cual pudiesen tener información útil y oportuna relacionada con datos básicos personales, rentas, vacaciones, permisos administrativos y previsionales, entre otros.
“Antes estos trámites se realizaban vía papel solamente y la información debía obtenerse desde el propio sistema de liquidación”, señala Niño. “Ello generaba una serie de inconvenientes, como demora en los tiempos de respuesta y otras molestias”, agrega.
Por tal motivo, la entidad buscó distintas alternativas en el mercado, teniendo como requisitos primordiales que el servicio fuese sumamente amistoso y de fácil implementación, atributos que cumplió el proveedor Meta4. “Obviamente influyó también el hecho de que ya existía Meta4 como herramienta en la organización y este sitio era un complemento”, recuerda López.
Para la institución, resultaba lógico continuar con otra aplicación como el portal de autoatención (Employee Self Service, ESS) de Meta4 e-mind, motivo por el cual decidieron apostar por este producto desde el punto de vista tecnológico. “Las fuentes de datos estaban en Meta4 y la nueva versión, Meta4 e-mind, unida al ESS, estaba concebida para ocuparlas. Cualquier otro sistema habría significado replicar la información en otra base de datos, lo cual generaba una interrogante tecnológica importante. Además, esta solución está orientada a los RRHH, por lo que tiene todas las funcionalidades requeridas”, señala la profesional.
Plataforma flexible
Meta4 e-mind es una plataforma robusta orientada a medianas y grandes empresas, que incorpora tres áreas medulares: nómina, administración y gestión de recursos humanos, permitiendo una eficiente explotación de la información tanto a usuarios, empleados como directivos. Además de estar asociada a contratos de soporte y mantenimiento, es flexible en la introducción de cambios organizativos, posibilita la evaluación de riesgos e integra la gestión de RRHH al negocio.
“E-mind nos ha permitido incluso prescindir de Meta4 como soporte, ya que la solución es lo suficientemente flexible para que podamos hacer nuestros propios desarrollos”, afirma la encargada del Area Gerencia de Informática. Agrega que salvo un 20% que no la utiliza -ya que no posee acceso a equipos o es reacio a emplearla-, constituye la única aplicación que permite, por ejemplo, solicitar vacaciones y ver notas de evaluación de desempeño.
El sistema utiliza una plataforma tecnológica SQL Server que corre bajo Windows 2000 y funciona como una Intranet a la cual se accede por medio de las credenciales que la plataforma Windows provee. A ella tienen acceso un potencial de 7.000 empleados a lo largo de las 312 sucursales ubicadas en todo el país. “La respuesta de los funcionarios frente al sitio ha sido muy buena. De acuerdo a los datos obtenidos en la última encuesta realizada por la institución, el número de visitas llegó en Mayo del 2005 a 557 mil”, aclara López.
Por otro lado, el profesional agrega que en el corto plazo, el objetivo es explotar un conjunto de funcio-nalidades que posee el sistema, tales como capacitación y procesos de selección y de bienestar (créditos, lugares de vacaciones, entre otros). “Ésto último hay que desarrollarlo debido a que no está incluido dentro del módulo estándar”, sostiene.
Más transparencia en relaciones entre RRHH
Para ambos ejecutivos, con la implementación de esta suite tecnológica existe una importante ventaja competitiva para todos los funcionarios de la entidad, ya que, por un lado, se origina un beneficio directo para la GGA, que debe realizar un menor trabajo administrativo, y por otra parte, se genera una proyección importante de la imagen corporativa frente a los RRHH. “A ello se suma el hecho de que permite agilizar los trámites internos y otorgar mayor transparencia a las relaciones administrativas entre el personal”, señala la Jefa de Area Gerencia de Informática
Respecto a la puesta en marcha del servicio y la asesoría prestada por Meta4, expresan que al no existir mucha experiencia previa a nivel nacional con este tipo de sitio, se llevó a cabo de manera conjunta, para lo cual se capacitó a dos personas con el objeto de manejar esta web. “El portal fue práctico de implementar y pudimos cambiar la parte gráfica sin ningún tipo de inconvenientes”, aclara López, agregando que “la solución se presenta por sí sola como el repositorio de datos de RRHH en el banco y tiene un potencial a explotar muy grande, y una programación rápida y medianamente simple, en comparación a otras herramientas”.
Concluyen afirmando que todas las dudas que se han presentado en este tiempo han llegado incluso a la matriz en España, obteniendo siempre respuestas concretas. “Al ser una herramienta World Class asegura soporte, operación permanente y estabilidad. En ese sentido, la continuidad ha sido fantástica y nos permite trabajar de manera tranquila cada día”, concluye la ejecutiva.
Agosto de 2005
