Por muchos años se habló de la oficina sin papeles o “paperless”. Sin embargo, como experto en este tema, Xerox se refiere a “lesspaper” (menos papel), un concepto que apunta a la realidad actual: la coexistencia de los documentos físicos y electrónicos, y que aborda el ciclo completo de los procesos documentales, explica César Orrego, DTPS Business Manager de Xerox de Chile, quien entrega más detalles de este enfoque.
¿De qué forma operar con documentos electrónicos genera un impacto positivo?
Incorporar documentos electrónicos trae consigo una revisión de los procesos de negocios de los clientes; no se trata de reemplazar papel por imágenes en una relación 1:1, sino pensar cómo se mejoran los procesos y qué cambios se deben realizar en los documentos para que éstos operen de mejor manera para así obtener todas las ventajas de este cambio. Un tema más bien cultural y que implica trabajar en conjunto con cada cliente cuando intervenimos sus procesos intensivos en el uso de papeles. El impacto se nota, principalmente, en la mejora de productividad y en la trazabilidad de la información y gestión sobre ésta. También está el ahorro en papel, un tema que no se debe tomar a la ligera.
¿Cuál es la propuesta de Xerox en esta área?
Nuestro negocio son los documentos, pero documentos vivos que son partícipes de los procesos de los clientes y que deben ser adecuados a las necesidades de ellos, alineados con su negocio, independientemente del origen de éstos, sean físicos y/o electrónicos. Consideramos el levantamiento de los procesos, el análisis de éstos y la forma en que los documentos pueden ayudar a su mejora.
Cada cliente es una realidad distinta, con comportamientos y cultura organizacional propia, por lo tanto cada solución es específica para cada uno de ellos. Nuestras soluciones se desenvuelven dentro del ámbito de gestión documental, factura electrónica, automatización de procesos, soluciones de recursos humanos, carpeta de clientes, comunicación a clientes vía e-mail, SMS y links personales, firma electrónica y digitalización de documentos.
¿Para qué tipo de empresas es más útil esta propuesta? ¿O es transversal?
El documento es inherente a todos los procesos, independientemente del tipo o tamaño de las empresas o instituciones, por lo tanto, todas pueden acceder a estas soluciones, aunque evidentemente hay algunas más preparadas que otras para aprovechar los beneficios, existiendo también industrias en donde las ventajas son mayores por los volúmenes de documentos que manejan. Hay estados de desarrollo de las compañías que permiten o no avanzar en esta área; porque antes deben resolver otros temas, por eso en general son las medianas y grandes las que pueden rentabilizar de mejor manera estas tecnologías.
¿Cómo se diferencian de otros proveedores?
Somos una empresa que entiende y maneja los procesos documentales desde inicio a fin, administrando soluciones que cubren todo tipo de documentos y sus distintos estados. Hoy los negocios no sólo deben manejar documentos electrónicos, también, en algunos casos, necesitan convertirse en físicos y viceversa.
Contamos con tecnologías propias y realizamos las integraciones que las soluciones a la problemática requieran para entregar el mejor resultado a nuestros clientes. No sólo podemos ofrecer soluciones, también somos capaces de realizar outsourcing de servicios, de manera que nuestros clientes se preocupen de su “core business” y nosotros nos ocupamos de todo el proceso documental de principio a fin. Somos aliados de las áreas de TI, les permitimos entregar más servicios, sin aumentar su carga de trabajo.
Miles de clientes han confiado en nosotros a nivel mundial y nacional para soluciones personalizadas, que abarcan desde el almacenamiento y la recuperación de rutina hasta la compleja administración de sus procesos documentales, asociados a sus operaciones productivas y/o comerciales.
