A partir de diciembre de 2009, Binaria, empresa que entrega servicios en el área de TIC al holding CGE, encargó a Cofre Consultores diseñar e implementar una Metodología de Administración de Proyectos (MAP) para aplicar en todos sus proyectos. A tan sólo tres meses de su implantación en julio de 2010, la compañía ya observa beneficios concretos y se plantea extender su relación con este proveedor. Estela Checa, Jefa de PMO de Binaria, nos detalla las razones para elegir a Cofre Consultores y los resultados obtenidos.
Binaria, creada por iniciativa del grupo CGE en Valparaíso en 1975, es responsable del desarrollo de sistemas e infraestructura informática y de comunicaciones del conglomerado energético. La incorporación en los últimos años de nuevas empresas al grupo y el consiguiente incremento en el número de proyectos TIC y los montos de inversión involucrados, motivó a esta compañía a querer mejorar su gestión y disminuir el grado de incertidumbre y riesgo asociados a este tipo de proyectos.
Estela Checa explica que “sin una MAP formalmente establecida, no se tenía certeza del estado en que se encontraban los proyectos, ni se manejaban prioridades para la asignación de recursos para las iniciativas estratégicas. Cada gerencia gestionaba los proyectos según sus prácticas, había escasa planificación, cada vez era más difícil controlar proyectos, especialmente los más importantes, y siempre estábamos faltos de recursos y tiempo”. Asimismo -agrega la ejecutiva- “existía falta de claridad en el rol de los jefes de proyecto, quienes en algunos casos cumplían la función de ‘apagar incendios’ en lugar de las funciones propias de su rol”.
Es así como en el año 2009, Binaria comenzó a analizar propuestas para implementar una MAP. Luego de estudiar la oferta de tres empresas distintas, decidió a fines de ese año contratar el servicio de Cofre Consultores, especialista en gestión corporativa de proyectos. “Cuando analicé la propuesta técnica de Cofre Consultores consideré su enfoque para el diseño e implantación de la MAP, pues se ajustaba a la realidad de la compañía, promoviendo una metodología sencilla, práctica y aplicable, y que garantizaba el éxito del proyecto. Las otras propuestas que nos entregaron eran un poco complejas para la madurez que teníamos, por lo que nos hubiese costado más aplicarlas”, explica Estela Checa.
En una primera etapa, el servicio de Cofre Consultores consistió en evaluar el nivel de madurez organizacional en la gestión de proyectos de Binaria, a través de la evaluación de las prácticas de estandarización del modelo OPM3. Los resultados del diagnóstico inicial sirvieron de base para el diseño de la metodología, que si bien se rige por estándares del Project Management Institute (PMI), se ajusta a las necesidades específicas de Binaria. Una vez capacitados los jefes de departamento y jefes de proyectos, Cofre Consultores desarrolló un piloto para evaluar el desempeño de la MAP propuesta.
Una metodología para todos los proyectos
La MAP consta de cuatro fases, cada una de las cuales cuenta con factores críticos de éxito. En la fase de inicio, éstos son la asignación del Jefe de Proyecto Integral (JPI); establecimiento de los atributos del proyecto; aceptación formal por parte del JPI de la responsabilidad de acuerdo a los costos; y aceptación de la ficha de proyecto por parte del Grupo Gobierno de Proyecto (GGP). Esta etapa es seguida por la fase de planificación, en que los factores críticos de éxito son confirmar al JPI; asegurar que los recursos claves están disponibles de acuerdo a lo definido en el plan; garantizar que los principales entregables funcionales se lograrán en un plazo adecuado a las expectativas del cliente; aceptación formal por parte del JPI de la responsabilidad por el proyecto; y la asignación y administración de las líneas base por parte de la PMO.
Una vez que está aprobado el plan, se inicia la fase de administración, que cubre la ejecución y control del proyecto, en que los factores críticos de éxito son realizar entregas parciales; buena comunicación; un proceso proactivo de administración y dirección de proyecto; entregables e hitos definidos en conjunto con los distintos involucrados; apoyo de los ejecutivos; participación del cliente; y procesos bien definidos.
Finalmente, la etapa de cierre considera la aceptación por parte del cliente; evaluación del logro de los objetivos del negocio y los beneficios esperados; evaluación del cumplimiento de los objetivos del proyecto; y generación de los registros del proyecto.
Un lenguaje común
La implementación de la nueva metodología (MAP) no estuvo exenta de desafíos. Según la ejecutiva, “en un comienzo los jefes de proyecto veían la metodología como ‘una carga administrativa’, sin embargo, pronto se dieron cuenta que no lo es, al contrario, los apoya en forma efectiva en la gestión de sus proyectos”. De hecho, la profesional destaca que “a tres meses de su lanzamiento, se logró que todos los jefes de proyecto utilicen la MAP y que se reúnan una vez por semana con el analista PMO para reportar el estado de avance de su cartera de proyectos”. Y agradece a los Jefes de Proyectos por todo el esfuerzo que están realizando, porque para ellos, es un cambio cultural en la forma de gestionar los proyectos, sin embargo, en tan corto plazo han respondido exitosamente.
Uno de los resultados más relevantes obtenidos en el corto plazo tras la implementación de la MAP en Binaria, es la reducción del porcentaje de proyectos con atraso, que pasó de un 80% a un 30%. Dichos cambios no han pasado desapercibidos para los clientes de Binaria quienes -según Estela Checa- se han manifestado satisfechos, a través de los ejecutivos comerciales con quienes están en contacto directo; con la mejora en la gestión de proyectos desde la implementación de esta metodología. “Nuestros clientes ahora reciben informes de avance, antes quizás les avisábamos cuando el proyecto estaba atrasado, hoy tenemos indicadores que nos permiten tomar acciones rápidamente para no retrasar los proyectos y también realizar mejoras futuras”, asegura. Y agrega que “la MAP nos entregó un estándar para la gestión de proyectos, a través del cual hoy todos hablamos un lenguaje común”.
Aunque satisfecha por los positivos resultados alcanzados, Estela Checa reconoce que queda mucho por hacer y mejorar. Es por esto que han encargado a Cofre Consultores los servicios de un especialista en gestión de proyectos, el que se ha incorporado al equipo de la PMO de Binaria, y el servicio de acompañamiento a la PMO, que les permita iniciar una nueva etapa en la mejora de la gestión corporativa de proyectos, esta vez enfocada en la calidad de los entregables.
