Metodología para evaluar y
seleccionar un software ERP OpenSource
¿Conoce su empresa si el ERP elegido es capaz de soportar los procesos estratégicos, tácticos y operativos del negocio? Si lo sabe, podrá minimizar riesgos de una catástrofe informática provocada por una herramienta inadecuada.
M.Sc. Ladis J. Parra, Jr,
Ing. En Información y
Control de Gestión,
Universidad de Chile.
jparral@fen.uchile.cl
El rol que cumplen los sistemas de información es soportar la actividad operacional de las empresas que los adquieren, por lo que es importante ejercer una evaluación de la calidad de dicho software. La pregunta que debe hacerse es si será capaz de soportar adecuadamente los procesos estratégicos, tácticos y operativos de las actividades empresariales a las cuales estará enfocado. La respuesta a priori es: “no lo sabemos”, pero es necesario saberlo para evitar catástrofes informáticas que pueden costarle la viabilidad empresarial a las organizaciones.
Así, nace la necesidad de aplicar modelos para evaluar la robustez de las aplicaciones que se está a punto de adquirir y evitar los riesgos de comprar software que puedan hacernos quebrar. De este modo, las organizaciones públicas y privadas deben diseñar procedimientos para evaluar la adquisición de software basándose en normas existentes, como la ISO 9126. Sin embargo, como un complemento a estas normativas, también se han diseñado otros modelos, denominados estándares funcionales de evaluación de software, que sirven para evaluar los aspectos funcionales específicos de dichos software.
La problemática
La problemática asociada a la adquisición de software está referida a la necesidad de que el proceso de adquisición tome en consideración el riesgo de calidad del software, así como el real soporte a la funcionalidad de las áreas que este pretende apoyar. De no ser así, estará pagando por un servicio que no le reporta beneficio y, por el contrario, podrá representar el inicio de una experiencia onerosa, no funcional y peligrosa para la viabilidad de la empresa.
La propuesta
El proceso de adquisición debe reducir al mínimo los costos posteriores por mantenimiento indeseable debido a una inadecuada planificación y definición de funcionalidades, lo cual se logra utilizando metodologías formales, para la gestión, implementación y control apropiadas para asegurar la calidad del proyecto de adquisición.
Evaluación de solución con el proveedor
La etapa de evaluación del proveedor es importante por la información que este entrega y el soporte que ofrecerá, de modo que se debe tomar contacto con él para presentar las necesidades del adquirente.
Esta evaluación considera varias dimensiones de análisis en cuanto a las capacidades y sustentabilidad del servicio del proveedor, cobertura funcional y técnica de requerimientos para el software, estrategia de implementación, propuesta económica, opinión de clientes y casos referenciales.
Obtenidas las respuestas del proveedor, se procede a una revisión minuciosa de los contenidos y un análisis de completitud y razonabilidad de la información entregada. De aquí se desprende un listado de solicitudes de aclaraciones que se envía al proveedor junto a un plan de entrega que incluye una reunión para las aclaraciones.
El proveedor entrega sus respuestas caracterizando el nivel de cobertura ofrecido a cada uno de los requerimientos funcionales, de acuerdo a los criterios de funcionalidad, configurabilidad, flexibilidad y desarrollo ulterior, entre otros.
Análisis de la solución propuesta – Cobertura de funcionalidad
Un elemento central del análisis considera la evaluación de la información recibida desde el proveedor como respuesta al RFI para evaluar el cumplimento de los requerimientos funcionales.
La información de respuestas se integra a un esquema de análisis que entrega puntuación a cada una utilizando diferentes puntajes de acuerdo al tipo de respuesta. El proveedor informa cómo su oferta de producto da cobertura al requerimiento, existiendo distintas opciones de cobertura.
Análisis de la solución propuesta – Cobertura de requerimientos técnicos
La evaluación técnica del software ERP OpenSource, por ejemplo, se ejecuta utilizando las recomendaciones estándares proporcionadas por la norma ISO 9126, la cual está referida a la calidad del software y utiliza métricas para su evaluación. La calidad se refiere al grado en que el producto incorpora un conjunto de características, definidas por la industria, de forma tal que garantice la eficiencia en su uso, respecto de los requerimientos del cliente. Dicha norma contempla un conjunto de características y subcaracterísticas y cómo estas se relacionan entre sí. El modelo de calidad ISO 9126 contempla un conjunto de 7 características y 31 subcaracterísticas del software, las cuales representan rasgos de interés y control, y se espera que estén presentes en la performance de la herramienta bajo estudio.
Métricas
Como una forma de asignarle un valor cuantitativo a cada una de estas características y subcaracterísticas, se diseña un esquema de trabajo que le asigna las siguientes valoraciones a estos rasgos de interés.
Procedimiento de valoración aplicado
Se elabora una plantilla que organiza cada una de las variables por medir, obteniendo, además, un resultado cuantitativo (%) agregado que da cuenta de la performance del software desde una perspectiva técnica.
Dicha plantilla, con las instrucciones concomitantes, se le proporciona al proveedor del software ERP OpenSource y se le solicita que aplique la métrica para cada una de las 7 características y cada una de las 31 subcaracterísticas.
Resultados de la cobertura de requerimientos de funcionalidad
El resultado de aplicación de la metodología de ponderación y puntuación entregará el nivel de cobertura que lo situará a un nivel porcentual tal (cercano o no al 100%), que permitirá evaluar los procesos administrativos y operacionales, lo que representará su fortaleza o debilidad para la solución presentada por el proveedor.
Resultados de la cobertura de requerimientos técnicos ISO 9126
Asimismo, los resultados agregados de la aplicación de la métrica y los valores resultantes, cuantitativos y cualitativos para cada variable por medir se calcularán y se podrá concluir, con base en la valoración que el proveedor efectuó respecto de las variables técnicas del software ERP, encontrándose un desempeño porcentual, cercano o no al 100% del software, lo que representará una valoración cualitativa de excelencia o no.
