Ya sea Pymes o grandes corporaciones, todas enfrentan una problemática común, que es mantener su infraestructura TI, vale decir, software y hardware, bajo control para poder administrarla en forma eficiente y orquestarla con los retos y necesidades del negocio.
“No solo es importante gestionar los activos TI de manera adecuada, sino que también es esencial tener actualizada la información acerca de ellos, de forma de garantizar su alineación con la estrategia organizacional, identificar aquellos que son críticos en la continuidad del negocio y dar los pasos para maximizar su fiabilidad y disponibilidad para apoyar las necesidades de la organización”, detalla Carolina Toro, Directora de la Carrera de Ingeniería en Gestión Informática, Facultad de Ingeniería de la Universidad Andrés Bello (UNAB).
Tecnología para administrar la tecnología
Sin duda, un tema que no es simple, al ser tan extenso y variado el parque de equipos y programas que cada organización maneja. “La gestión de activos es compleja de manejar si no es con una aplicación adecuada y una correcta implementación a nivel de procesos y personas”, detalla la profesional. Y esto, agrega, se debe hacer entendiendo que es una organización con culturas que debemos administrar para lograr el resultado deseado, consiguiendo una alineación entre recursos, activos e infraestructura tecnológica con la estrategia organizacional y brindando una ventaja competitiva. Y si bien se habla de que la principal ventaja de utilizar una herramienta de gestión de activos es la reducción de costos, la Directora explica que “esta no se logra por sí misma, sino por un conjunto de elementos que conducen a este efecto como lo son la reducción de riesgos, mejorar el cumplimiento de contratos a través del buen uso de las cláusulas, gestionando activos críticos para reducir el riego de falla y así darle continuidad en la operación, y la orquestación de los activos hacia la construcción de la estrategia organizacional”.
La relevancia de mejores prácticas
Incorporar mejores prácticas por definición siempre trae beneficios. En materia de gestión de activos TI, existen diversos marcos de control que proveen guías a la hora de considerar los controles más apropiados, como Cobit5, ITIL o ISO 19770.
“Estos estándares, a grandes rasgos, se encargan de guiarnos para identificar y registrar los activos de manera de llevar una información actualizada y garantizar la alineación con la estrategia organizacional; gestionar activos críticos, con tal de identificarlos y asegurar la capacidad de servicio y minimizar el impacto de falla en la organización; y gestionar los ciclos de vida desde su compra hasta su desecho por obsolescencia o cambio de estrategia”, explica Carolina Toro.
Asimismo, agrega que las mejores prácticas ayudan a optimizar el costo de los activos; crear la instancia de revisar periódicamente la base de los activos para así identificar posibles optimizaciones en su uso y alineaciones con las necesidades del negocio; y por último, la administración de licencias, de forma de mantener un número óptimo para soportar los requerimientos de negocio.
Con todas estas ventajas, propias de una gestión de activos TI adecuada, una de las tendencias que ha tomado fuerza en los últimos años es entregar la gestión de recursos TI a empresas externas, reduciendo así costos y logrando que la organización se enfoque en su proceso productivo. “Otra de las tendencias es el uso de infraestructura de terceros para dar soporte a los procesos de la organización (IaaS) o el uso de software a demanda en donde las aplicaciones están en la web y es un proveedor quien las ofrece (SaaS), liberando así a la empresa del manejo de infraestructura y licenciamiento”, concluye la ejecutiva.
