Michael Escudero, Jefe de Preventas y Capacitación de Canon Chile.
¿De qué manera las organizaciones públicas deben prepararse para un retorno seguro?
Ante el plan de desconfinamiento que se está ejecutando a lo largo del país, las entidades públicas deben asumir estrategias que les permitan asegurar la seguridad y salud de sus colaboradores y del público que atienden ante la vuelta a las oficinas. En este sentido, adoptar tecnología digital les permite llevar al mundo electrónico, procesos que pueden requerir contacto físico. En materia de gestión documental, lograr reducir el papel y mejorar el acceso a la información a través de un sistema centralizado les permitiría, por un lado, reducir el contacto y, por otro, mejorar la atención de los usuarios, logrando alivianar la carga de trabajo de los empleados y reducir costos al hacer más eficientes estos procesos.
¿Cuáles son los problemas documentales más comunes de este sector?
Una de sus grandes problemáticas es la gestión de un gran volumen de información pública sobre ciudadanos, permisos y obras. Sumado a esto, municipalidades y otras instituciones de gobierno, por ejemplo, deben mantener los datos históricos o atender solicitudes. Para ello resulta imprescindible disponer de flujos de trabajo adecuados que garanticen la tramitación de los expedientes de forma rápida y eficiente.
Mantener copias en papel de todos los documentos importantes puede llevar fácilmente a la sobrecarga y al gasto excesivo en los archivos, además de dificultar y entorpecer el acceso a estos, ya que el almacenamiento en papel es costoso y dificulta el manejo de la información.
Adicionalmente, los documentos histó- ricos pueden deteriorarse, dejándolos inservibles para empleados y ciudadanos; no es posible acceder o mantener correctamente los registros; y el flujo deficiente de información afecta a la calidad del servicio y ralentiza los tiempos de respuesta a los vecinos.
¿Qué propone Canon para enfrentar estos retos?
En Canon contamos con Therefore, una completa solución de gestión documental que se encarga de guardar, almacenar y gestionar toda la información para ayudar las entidades a mejorar sus procesos. Therefore y Canon ofrecen soluciones que van desde el punto de entrada hasta la captura y el reconocimiento inteligentes de todo tipo de documentos, su almacenamiento seguro, el mantenimiento de la confidencialidad y su procesamiento eficiente, gracias al uso de flujos de trabajo flexibles.
¿Cómo esta tecnología favorece los flujos de trabajo del sector público?
Con Therefore de Canon, al digitalizar los archivos se facilita el acceso instantáneo a la información, pudiendo preservar de forma sencilla los documentos históricos para generaciones futuras; se mejora la productividad mediante flujos de trabajo automatizados, lo que permite agilizar las tareas con mayor rapidez y precisión; es posible escanear e indexar automá- ticamente los documentos utilizando soluciones avanzadas; y generar también automáticamente respuestas por correo electrónico a consultas y solicitudes para mejorar el servicio y reducir los costos de procesamiento.
