Para entender qué puede abarcar la automatización, se describirá primero un proceso simple de solicitud de crédito organizado en forma manual, y luego se detallará cómo hoy en día se automatizan (implementan técnicamente) este tipo de procesos.
Primero, ingresa una solicitud de crédito por correo y ésta es derivada a un ejecutivo de negocio en el banco. El ejecutivo revisa la solicitud en forma visual; luego ingresa algunos datos del solicitante en un sistema de análisis de riesgo. Si el índice de riesgo es positivo o aceptable, ingresa la información de la solicitud en un sistema de crédito financiero y posteriormente envía ésta ya evaluada a su superior para que la apruebe.
La automatización de este proceso podría resultar de la siguiente forma: tras el arribo de la solicitud de crédito por correo, se digitaliza y vía un programa de OCR (Optical Character Recognition) se extraen ciertas variables del formulario y se ingresan a un sistema de evaluación de crédito. Luego se crea un documento electrónico que gatilla la generación de una orden de trabajo en el Process Engine (sistema de automatización del flujo de control), la que es depositada en la bandeja de entrada de actividades nuevas del ejecutivo correspondiente. Este la selecciona de la lista y visualiza la solicitud de crédito en el Process Engine, la revisa formalmente y luego el Process Engine, por medio de un servicio web, invoca el sistema de análisis de riesgo enviándole la información correspondiente. Si el resultado del análisis es positivo, el Process Engine deriva automáticamente la solicitud de aprobación a su superior, ingresando los datos en el sistema de crédito financiero por medio de un servicio web y depositándola en la bandeja de entrada de éste para su debida aprobación.
Podríamos discutir si este proceso es factible de ser mejorado, pero este caso describe la diferencia entre un proceso manual y uno automatizado:
• Si hablamos de automatización de procesos no significa que éste se encuentre completamente automatizado.
• La componente central de la automatización de procesos es el Process Engine (automatización del flujo de control).
• El Process Engine controla el proceso, a través del cual dirige a los usuarios que participan en las diferentes actividades y sus respectivos resultados (Human Workflow Management) y controla las interfaces internas y externas con los sistemas que forman parte del proceso (orquestación de servicios).
• Las decisiones sobre qué tipo de actividades o servicios deben invocarse, las toma el Process Engine a través de la lógica técnica implementada (modelo de procesos técnico) y los puntos de intervención de los usuarios. Dicho de otra forma, no siempre la lógica del proceso implementada es determinante; en ciertas circunstancias puede ser influenciada por los participantes del proceso, con la salvedad que debe quedar todo registrado.
En la figura encontrará una representación genérica de la automatización de un proceso con un Process Engine (ver diagrama).
¿Qué es un Process Engine?
En la literatura y en el mercado se utilizan varios términos para sistemas que implementan procesos: aplicación de workflow (WFM), Business Process Management Suite (BPMS), motor de workflow y Process Engine. En esta columna se utiliza preferentemente el término “Process Engine” en forma genérica que en la práctica puede ser cualquiera de ellos. Por lo general, la Suite de BPM (BPMS) es el sistema más completo, que incluye todas las componentes integradas (modelador técnico, motor de workflow, panel de control, interfaz de usuario, APIS de integración y, en algunos casos, Enterprise Service Bus – ESB).
A lo mejor el lector se imagina que un Process Engine es un entorno para desarrollar software que automatiza los procesos. En verdad es un ambiente de desarrollo, pero especializado. Podríamos decir que el motor de workflow del Process Engine es el compilador o el interpretador del flujo y el modelo técnico del proceso representa el código de los programas computacionales. Pero utilizar los entornos del Process Engine tiene grandes ventajas en comparación con el desarrollo propio de un workflow:
• El motor de workflow se especializa en interpretar y ejecutar la lógica de los procesos y, por consiguiente, incorpora muchas funcionalidades que sin éste habría que desarrollar y testear antes de poder utilizarlas. Es decir con un Process Engine un proyecto de BPM es muchísimo más productivo en la implementación de procesos. Por otro lado, un Process Engine no permite representar cualquier funcionalidad (por eso es un entorno especializado) y si se requiere hay que integrarlas a un sistema.
• Un Process Engine tiene la capacidad de integrar Workflow Management con soluciones de negocio (sistemas de TI). De esta forma se convierten en plataformas técnicas poderosas que son capaces de automatizar todo tipo de procesos de principio a fin, independientemente de la tecnología que hay debajo o del lugar de trabajo de los usuarios. Algunas plataformas de Process Engine incluso se complementan con un bus o orquestador de servicios, llamado Enterprise Service Bus, u otros componentes como un motor de reglas que aumentan la flexibilidad del entorno.
Sobre el autor
Bernhard Hitpass es autor de la versión hispana del libro internacional BPMN 2.0 Manual de Referencia y Guía Práctica. Además, es Director Ejecutivo de BPM Center, Departamento de Informática, Universidad Técnica Federico Santa María.
• Como el Process Engine monitorea el proceso tiene el control absoluto sobre éste; sabe en cualquier momento dónde se encuentra el proceso y lleva un registro minucioso de todo lo acaecido. De esta forma puede llevar los indicadores sobre el flujo en línea y tiempo real, que sirven como input para el monitoreo de los procesos en línea o Business Activity Monitoring (BAM). Con la existencia de un BAM se puede integrar el control de gestión sobre los procesos en tiempo real.
Estas tres funcionalidades justifican la utilización de un Process Engine, pero además existe otro beneficio muy importante: el Process Engine trabaja sobre la base de un modelo de procesos que fue desarrollado por gente de negocio. Nos encontramos ante un cambio de paradigma en el sentido de poder implementar un proceso basado en la documentación de un modelo de negocio y justamente éste es el objetivo del nuevo estándar BPMN.
