En un mundo globalizado por las comunicaciones y la información, el uso eficiente del espacio es de vital importancia. “En general las organizaciones presentan la problemática básica del constante aumento de los metros cuadrados dedicados al almacenamiento de papel y el tiempo invertido en la búsqueda y consulta de documentos”, explica Alejandro Rodríguez, Business Manager Business Product en Chile. Es por eso -agrega el ejecutivo- que están demandando herramientas que les permitan sustituir el espacio físico ocupado por éstos, por espacio digital, además de tener disponibles esos documentos para distintos usuarios en lugares comunes y accesibles para toda la organización.
¿Cómo impacta esta situación en los procesos u operación diaria de las compañías?
Las empresas tienen serios inconvenientes en la organización y gestión de sus documentos. Y es que el enorme espacio físico ocupado por sus archivos genera problemas de localización de los mismos, lo que implica que los empleados deben dedicar elevados tiempos en buscarlos.
Por otra parte se incurre en importantes gastos derivados del gran número de fotocopias de un mismo documento para que esté disponible para varias personas a la vez.
También hay un gran impacto en el control y seguridad del acceso a la información con la consiguiente pérdida o extravío de documentación.
Todo lo anterior redunda en un aumento de los tiempos de trabajo, una disminución de la productividad y eficiencia de recursos y una merma en la calidad de productos o servicios con el inevitable aumento de los costos, que finalmente repercutirán negativamente en la rentabilidad y beneficios de la organización.
¿Cuál es la propuesta y experiencia de la compañía en este sentido?
Epson cuenta con una gama de productos para facilitar la gestión documental, que incorpora herramientas sencillas para dar reglas inteligentes en la administración de documentos de todo tipo, desde contratos, escrituras y cartas, hasta documentos bancarios o de identidad.
¿Qué productos son parte de esta gama?
La línea de scanners de negocios (que incluye scanners de documentos y de cheques de alta velocidad y productividad) está compuesta por un conjunto de productos que cubren las necesidades de las oficinas en materia de gestión documental. Dentro de éstos, hay modelos como Capture One, para gestión de documentos bancarios (cheques, letras, etc); Workforce GT-S50 y GT-S80, para altos volúmenes de documentos; y Workforce GT-1500 y GT-2500/2500+, para soluciones que necesitan velocidad y flexibilidad en documentos rígidos o encuadernados. Por otra parte, Epson presenta una solución única en el mercado para los puntos de venta o transacciones: TM-6000 III Proof Plus, que incorpora en un solo periférico las funcionalidades de lectura de caracteres de tinta magnética (MICR) de documentos bancarios; impresión de cheques por ambos lados o de comprobantes en papel térmico (como boleta y factura electrónica); junto con la digitalización del cheque y de cualquier tarjeta ID (carnet de identidad, tarjeta de crédito/débito, licencia de conducir, etc), aportando elementos claves de control orientados a la eficiencia en la atención al cliente y la minimización del fraude en el front-office del retail.
¿Qué otras características destacan de estas soluciones?
Epson ofrece productos altamente robustos y confiables, que incorporan herramientas y aplicaciones de software muy poderosas y fáciles de usar, tales como software OCR, administradores de documentos y aplicaciones de gestión y automatización en red. Asimismo los productos Epson incluyen herramientas (drivers y APIs) para integrar estos dispositivos a sistemas de software de administración avanzados.
