¿Se ha preguntado cómo será su oficina en el futuro? Ricoh junto con The Economist Intelligence Unit se lo consultaron a más de 500 directivos de las principales compañías del mundo, quienes adelantaron interesantes novedades: el concepto actual de oficina desaparecerá, dando vida a un entorno cada vez más virtual, gracias a tecnologías móviles más seguras y capaces, así como también al fenómeno del cloud computing. De esta forma, el teletrabajo y la oficina como lugar principalmente de reuniones y networking marcarán la tendencia en este tema.
Según el informe “Agent of Change. The future of Technology Disruptions in Business”, elaborado por Ricoh junto con The Economist Intelligence Unit, la oficina de hoy ya no será la misma hacia 2020, como parte del impacto que los cambios tecnológicos tendrán en las organizaciones y en su forma de interactuar con los clientes. Tras consultar a más de 500 directivos a nivel internacional, el análisis concluyó que el patrón de trabajo será cada vez más híbrido: la oficina será un lugar de reuniones y networking, ya sea en persona o por videotecnologías, pues la comunicación será audiovisual y ganará terreno el video por sobre el mail, mientras que el trabajo desde casa tendrá una aceptación cultural cada vez mayor. Y es que la tecnología hoy lo permite y hacia allá camina la tendencia, porque la ubicuidad de la web y de las TI dan el pie para que un profesional trabaje sin importar dónde esté: desde su casa, la playa, un café o un parque.
Durante 2012, la población de trabajadores móviles habría llegado a los 1.200 millones de personas en todo el mundo, es decir, un 35% de los empleados a nivel mundial desarrollará sus tareas fuera de la oficina al menos una vez por semana, y el 7% lo hará de manera constante en la modalidad de teletrabajo. María Celeste Garros, Regional Sales Manager de Citrix para SOLA, entrega más cifras sobre esta tendencia: actualmente, un 29% ya no trabaja desde su oficina tradicional. En vez de esto, lo hace desde varias ubicaciones semipermanentes que incluyen el hogar (64%), el campo de trabajo externo y sitios de proyectos (60%), e instalaciones de clientes o socios (50%).
Productividad sin fronteras
“El surgimiento de nuevas tecnologías está generando una revolución que modifica definitivamente el mundo del trabajo y de los negocios. De la mano de las plataformas de gestión de negocios a través de la web, las empresas pueden contratar personal en cualquier lugar del mundo de manera segura, transparente y con máximo control. Se acaban los límites que impone la distancia: su negocio puede estar en Miami y contratar a un diseñador gráfico en Hamburgo, monitorear sus tareas y tener un seguimiento en tiempo real a través de Internet”, comenta Alex Konanykhin, CEO de TransparentBusiness. Y agrega que los profesionales pueden ofrecer su talento sin límites de fronteras, y las firmas pueden contactarse con los mejores de forma fácil y dinámica. En síntesis: un paradigma laboral más dinámico, menos estructurado, y más eficiente, a su juicio.
El nuevo concepto, aseguran, no sólo implica un cambio de escenario físico y la posibilidad de hacer móvil la oficina, sino que un trabajo más orientado a metas, sin horarios fijos, dotando a los empleados de la libertad para administrar su tiempo personal y laboral de una forma más flexible: en un momento pueden estar trabajando y, al minuto siguiente, en el cine con su hijo.
Según un estudio de Ipsos, el 78% de los trabajadores considera que el teletrabajo le da la posibilidad de balancear mejor la relación entre la vida profesional y la familiar. Todo esto sin considerar el tiempo que se ahorra al no tener que viajar a la oficina: 1,5 horas por día en promedio, lo que equivale a 15 días por año.
En Chile, NextTime tomó la opción e implantó de manera interna y con foco en sus clientes el modelo de “cloud business”, bajo el slogan “las organizaciones inteligentes no necesitan puestos de trabajo, necesitan talentos”. Con esto hace hincapié en que ya no tiene escritorios, sino que ahora cuenta con espacios y oficinas colaborativas donde priman las ideas y el logro de objetivos, a través de plataformas tecnológicas de colaboración vía Internet. Un concepto similar al que promueve Google Apps for Business, que permite llevar la oficina a todas partes, trabajando automáticamente en la nube, con acceso a correo electrónico, calendario, documentos y sitios, todo de forma segura, sin importar dónde se esté ni el dispositivo que se utilice. “El cloud computing es una alternativa efectiva y de fácil acceso y uso para todas aquellas organizaciones que quieran ‘trabajar en el futuro’, liberando a las personas de las ataduras a los dispositivos y a los sistemas del almacenamiento físicos, donde la colaboración y la movilidad están a la orden del día y redundan en reducción de costos e incremento de la productividad”, señala Florencia Sabatini, Gerente de Comunicaciones para Apps, Chrome, Enterprise y Geo, Google Latino América. En síntesis, productividad desde cualquier lugar, el principio inspirador de la oficina del futuro.
EstEtica renovada y colaborativa
Oficinas de Microsoft en Chile.
Oficinas de Lego.
Oficinas de Google en Zurich.
Con la nueva oficina como un lugar principalmente destinado a reuniones y networking, los espacios abiertos son definitorios de este nuevo concepto, pues la idea es generar un ambiente en que las ideas fluyan y converjan en puntos de interacción y de encuentro entre sus usuarios, favoreciendo relaciones más colaborativas, algo que si bien en Chile puede ser aún incipiente, en Europa ya es realidad. Allí, en algo que en el corto plazo terminará replicándose en el país, es cada vez más común que cada trabajador no tenga un lugar fijo, sino que puede sentarse con quien necesite en ese momento. En efecto, según el último estudio global de Citrix sobre estilos de trabajo móviles, para 2020, las organizaciones se proponen reducir el espacio de la oficina a casi una quinta parte. Además, el lugar de trabajo del futuro proveerá apenas siete escritorios por cada diez empleados, y cada persona accederá a la red TI corporativa desde un promedio de seis dispositivos distintos. Por lo mismo, también han florecido empresas que arriendan oficinas o salas de reuniones como Regus. En España, por ejemplo, la crisis económica ha favorecido la aparición del “coworking” o los espacios de trabajo compartido.
En la oficina del futuro la estética tiene un rol sin duda protagónico, y ejemplos podemos ver varios ya en el mercado. Es el caso de Google o Microsoft. La primera apostó de lleno al concepto lúdico en innovación y en su oficina en Zurich integró teleféricos como box de oficina, sala de juegos, comedor, bares y salas de reunión; Microsoft, por su parte, en su oficina ubicada en Viena, Austria, cuenta con un gran tobogán para bajar de un piso a otro. En nuestro país, en tanto, aunque aún con menos soltura, estas empresas le han dado un toque de “refresh” a sus oficinas. Por ejemplo, Microsoft cuenta con una cocina entretenida donde los empleados pueden acceder a distintos snacks, además de disfrutar de masajes gratis todos los miércoles, manicure cada 15 días o bien despejarse un rato con el Xbox disponible.
