César Orrego, CMS & DTPS Business Manager; Gabriel Vargas, Arquitecto Soluciones Canales; ambos de Xerox Chile.
¿Cuál es el rol de la gestión documental en la transformación digital de las empresas?
C. Orrego: En Xerox entendemos la gestión documental como uno de los habilitadores de la transformación digital. Su implementación requiere de un análisis de los documentos y los procesos asociados, de manera de lograr una racionalización de la documentación y una optimización de los procesos. Este análisis permitirá concluir qué documentos pueden ser 100% digitales, cuáles deben eliminarse o convertirse, cuáles deben estar en ambos mundos o por cuánto tiempo se deben almacenar, etc. En ese sentido, visualizamos la gestión documental como la habilidad de administrar toda la información de una empresa.
G. Vargas: Cumple un rol fundamental, ya que es uno de los primeros pasos en la modernización de una compañía, ayudando a agilizar procesos y la gestión de los RRHH. Además, si consideramos que hoy todo está en un mundo digital, la transformación en ese aspecto es un paso fundamental.
¿Qué incluye la propuesta de la compañía en este sentido? ¿Cuál es su enfoque?
G. Vargas: Tenemos un portafolio de soluciones amplio y robusto, que va desde recursos sencillos, como la integración directa de los equipos a servicios ya implementados en la empresa, como Microsoft SharePoint o servicios en la nube comunes, hasta la consultoría de procesos, lo cual desencadena el desarrollo de mejoras más complejas.
C. Orrego: En efecto. Nuestra propuesta es ofrecer una solución a la medida de las necesidades de cada cliente en materia de documentos y procesos de negocios. Para eso nos preocupamos de entender esos procesos, analizar qué quieren sus clientes, comprender la razón de ser de los documentos dentro de cada proceso y su interacción con otros flujos, teniendo en consideración cómo y quién accederá a ellos, y de qué manera esto agrega valor a su negocio. De esta forma, definimos una solución que va de principio a fin, incluyendo tecnología, servicios, gestión de cambio, puesta en marcha, soporte y acompañamiento continuo.
¿De qué forma impacta en sus procesos?
C. Orrego: La gestión documental permite hacer más eficiente el trabajo, ayuda a la sustentabilidad ambiental y posibilita ahorros de costos entre un 20% y un 40%, dependiendo de la profundidad y los procesos que son intervenidos. Por lo anterior, el impacto es directo en todos los ámbitos de la empresa. Sabemos que es importante llevar el mundo físico al digital, pero para esto se requieren herramientas que den a los usuarios una mayor movilidad en un ambiente seguro. En Xerox hemos desarrollado las estrategias y herramientas para administrar ambos mundos de forma más eficiente.
G. Vargas: Impacta de forma sustancial. Desde el trato que tiene la compañía con sus clientes y sus tiempos de respuesta, hasta la disminución de problemas y riesgos que conlleva tener la información de forma física, evitando su pérdida.
¿Qué diferenciación o valor ofrece Xerox respecto a otros proveedores?
C. Orrego: Desarrollar una solución a la medida de los requerimientos de los clientes es un diferenciador clave, porque no tenemos la obligación de ofrecer solo un producto y/o solución. Actuamos como integradores, trabajando con consultores expertos, herramientas y servicios propios de Xerox, pero también con servicios y soluciones que nos proveen socios de nivel global. Esto nos permite brindar una solución óptima para cubrir las necesidades actuales y futuras de los clientes.
G. Vargas: Nuestro prestigio nos avala. Somos una de las compañías en el rubro de impresión con más años en el mercado mundial y experiencia en la gestión de documentos impresos o digitales.
