Si antes los dispositivos de impresión -entendiendo por impresión no solo los documentos generados por impresoras, sino que también fotocopias y faxes- eran vistos sencillamente como equipos de oficina, hoy esa visión no sólo ha cambiado, sino que se ha ampliado para considerar a éstos como reales facilitadores de los negocios. Se trata, según explica Julio Tuñón, Director de Soluciones de Impresión para América Latina de Lexmark, de un punto en que la tecnología sigue avanzando y donde los cada vez más demandados multifuncionales han permitido unir los mundos digital y de papel para simplificar el flujo de los procesos de negocios y reducir los costos. Pero eso no es todo, los equipos persé no sirven si no existe una estrategia de impresión, que es precisamente la propuesta de valor de Lexmark, un especialista en el área.
De acuerdo a los estudios, en promedio en el 2005 las compañías en EEUU dedicaron un 3% de sus ingresos a las TI y una cifra igual a la impresión, un porcentaje que, por lo menos, es alarmante, considerando el presupuesto informático total y que, según el ejecutivo, “implica costos de impresión extremadamente altos en las empresas, que de no enfrentarse seguirán creciendo”.
Como en todo ámbito, al interior de las compañías hay una estrategia, la impresión no es la excepción y, de acuerdo al enfoque de Lexmark, es vital contar con una planificación en esta área, lo que permitirá a la empresa optimizar el parque de equipos del que dispone, mediante tecnología de punta y servicios que den la posibilidad de identificar el flujo de impresión. Es decir, saber quién imprime, qué y cuándo.
Tres palabras y una sola propuesta de valor
“Print Move Manage” es la frase que sustenta la “Estrategia de Impresión” que propone Lexmark, dirigida a clientes de gobierno, corporaciones privadas y organizaciones que buscan alternativas de optimiza-ción de sus procesos de negocios, a partir de un eficaz y ágil manejo de documentos impresos y digitales. “En síntesis, imprimir de forma estratégica, efectiva y a un menor costo”, indica el profesional.
Si la pregunta es cómo se alinean estos tres conceptos que dan vida a esta propuesta de valor: Print, Move y Manage, la respuesta de Lexmark es sencilla. “Por un lado, Print no se refiere a velocidades ni funcionalidades particulares de los equipos, sino que a un entorno eficiente de impresión distribuida”, señala Tuñón. Move, implica precisamente mover la información en forma rápida y que los procesos de flujo de ésta no estén controlados por la velocidad del papel, lo que se logra automatizándolos de manera digital. Finalmente, Manage es resolver la gestión de la impresión en la empresa, lo que es posible a través de las herramientas que provee Lexmark y que son parte de sus equipos y consultoría.
Bienvenida la “Estrategia de Impresión”
El sueño de la oficina sin papeles, anticipado varias décadas atrás, aún no se concreta en su real dimensión. Hay menos papeles, es cierto, pero éstos aún siguen siendo vitales como medio de información. Pero más allá que decirle adiós a los papeles, para Lexmark lo esencial es que las empresas hoy en día se preocupen de darle la bienvenida a una estrategia de impresión, para finalmente imprimir sólo lo necesario.
Según las cifras que maneja la marca, por ejemplo en las universidades, de ocho resmas de papel impresas, siete se van a la basura, lo que es un ejemplo clarificador de esta afirmación.
De acuerdo al ejecutivo, una estrategia de impresión permitiría lograr un ROI en el área entre un 10% y 40% mayor; que la inversión destinada a impresión se mantenga dentro de lo presupuestado; y dotar al usuario de continuidad operativa.
Pero no sólo eso. A ventajas como las mencionadas podemos sumar que la empresa cuente con una solución a la medida y pueda lograr la opti-mización y facilitación de los procesos de trabajo, una mayor productividad de los usuarios, reducción de las páginas impresas y una costo total de impresión analizado en forma estratégica y alineado a las metas que persigue cada empresa.
La invitación es -en opinión del ejecutivo- a desarrollar esta estrategia y comenzar a disfrutar de ahorros significativos por imprimir, reduciendo los volúmenes de impresión al transformar los procesos de trabajo y eliminar el uso y manejo del papel. Bienvenidos, entonces, a la “Estrategia de Impresión” de Lexmark.
Junio de 2006
