Rodrigo Almarza, Gerente General de Kyocera Document Solutions en Chile.
¿Cuál es la propuesta de valor de Kyocera en digitalización?
Contamos con una tecnología que nos permite digitalizar documentos en el minuto en que se generan a través de nuestros multifuncionales, que no solo digitalizan, sino que entienden el contenido de ese documento, lo indexan y almacenan posteriormente para que sea administrado y gestionado por un administrador de contenidos. En nuestro hardware existe la plataforma HyPAS, basada fundamentalmente en webservices y Java, lo que nos permite desarrollar aplicaciones de manejo documental, que incluyen escaneo, indexación y almacenamiento de información. De esa manera somos capaces de encontrar códigos de barra que estén en alguna parte del documento, códigos QR, e incluso caracteres que podemos transformar al formato digital, lo que nos ayuda al proceso de indexación del documento.
Esos archivos que se digitalizan, ¿deben tener alguna característica especial?
En su mayoría son documentos que tienen distintas y diversas características, generalmente información no estructurada. Lo que permite la tecnología es que, de un documento que viene de un PowerPoint, un archivo Word o una factura, se pueda identificar la información y así poder almacenarla de acuerdo al contenido. Todo esto se conoce como creación de metadata: tomar un documento, ser capaz de leer un código, e incluso un RUT, y almacenar este documento, por ejemplo, con nombre igual al RUT.
¿Se da un uso eficiente a la información digitalizada?
Hay mucha información que se guarda solamente para efectos de tener un respaldo, o bien porque en formato físico ocupa mucho lugar. El desafío es cómo, al guardarla, sea fácil su búsqueda, de manera inteligente; y nuestra tecnología permite reconocer información dentro del documento, escanearla e interpretarla y usar ese dato para nombrar el archivo y realizar posteriormente una búsqueda eficiente.
En general, entre el 70% y 80% de la información que apoya la toma de decisiones corresponde a información no estructurada, lo que no permite hacer una búsqueda en términos informáticos.
Precisamente, nuestra tecnología transforma esa información en estructurada, la que después forma parte de todo un proceso documental.
¿Kyocera también acompaña a sus clientes en la automatización de procesos documentales?
Sin dudas. Cuando se analizan los procesos, bajo la perspectiva de la generación de documentos, se puede percibir que todos parten, terminan o en medio del proceso necesitan una hoja impresa, que luego vuelve al sistema. Al analizar la impresión bajo esa perspectiva, vemos que muchos procesos intensivos en impresión son lentos; sin embargo, si se quita la impresión y se transforma en documentos digitalizados, es posible ver que el proceso fluye y es mucho más eficiente.
Este servicio de automatización de procesos lo hacemos de forma directa, con profesionales certificados en metodologías de gestión y levantamiento de procesos. Somos capaces de llegar a una empresa, identificar un proceso, hacer un levantamiento y generar iniciativas concretas orientadas a automatizarlo mediante la digitalización de las etapas que lo componen. De esta manera, logramos apoyar al cliente en la reducción de tiempos y costos asociados, generando un beneficio concreto para su negocio.
