A menos de seis años de su creación, el área Scanner Division de ReadSoft Latin America es una unidad de negocios que ha sabido ganar prestigio en el mercado de la digitalización de documentos, a través de equipos de las marcas Fujitsu y Avision. Clientes no sólo en Chile, sino también en Latinoamérica, avalan esta afirmación. En el mismo camino de consolidación, la unidad hoy apuesta por proyectos de descentralización en la digitalización de documentos, un concepto que se ha establecido como tendencia y sobre el cual conversamos con Alejandro Labra, Product Manager, Scanner Division.
¿Existen estadísticas acerca de la problemática documental?
Hay ejemplos como EEUU, donde se registran diariamente más de 600 millones de páginas impresas, 234 millones de fotocopias y 76 millones de cartas. Además, cada empleado genera un promedio de 45 hojas, ya sea por impresión o fotocopia (IDC) Todo esto es una muestra de cómo el alto volumen de papeles (documentos) forma un ‘cuello de botella’ al interior de las organizaciones en términos de su administración y distribución, provocando altos costos de almacenamiento, pérdidas de documentos y difícil acceso a éstos. Por eso, la tendencia es hacia la digitalización; pasar estos documentos a un sistema de administración documental, para que luego puedan ser distribuidos y accesados.
¿Cuál es la relevancia del hardware especializado?
Para la digitalización documental se requieren scanners de producción dado el alto volumen de papeles, y hay equipos que no han sido desarrollados para eso, sino más bien para un uso casero. Dentro de este mercado, Fujitsu es una marca de reconocida trayectoria, mientras Avision es una compañía emergente, que está entrando con precios muy competitivos.
Sin los equipos adecuados estamos hablando, por ejemplo, de tener a una persona dedicada durante toda su jornada a la digitalización, y aun así la diferencia en desempeño es drástica. Mientras una persona con un scanner tradicional alcanza a digitalizar 60 ó 70 documentos diarios, con un equipo de producción puede llegar a 25 ppm; en tres minutos supera el trabajo de todo el día de un empleado.
La descentralización apunta a…
Apunta a la descentralización de la digitalización, es decir, capturar las imágenes y documentos en el momento en que ingresan a los procesos de la compañía. En el escenario empresarial actual, tradicionalmente entran documentos por diferentes lugares (oficina de partes u otros), éstos se concentran y después se van escaneando de manera centralizada. Contrario a esto, la descentralización busca capturar los documentos desde la misma fuente por donde ingresan a la oficina, para que así sigan un proceso continuo, ya con el formato de archivo. De esta manera, hay ahorros en costos de almacenamiento de papeles y también en su distribución, pero fundamentalmente una mayor productividad y menores tiempos de respuesta al cliente, en síntesis, un servicio más eficiente.
¿Ya hay proyectos concretos de esta tendencia?
Sí, en Colombia, por ejemplo, implementamos una descentralización que implicó más de 400 scanners para capturar formularios específicos de venta, desde la fuente de origen, a través de digitalización remota vía Internet y almacenamiento en un servidor, para que la información quede disponible casi en línea para la empresa. Esto ha significado un ahorro de tiempo en la distribución de los documentos, pero más allá de eso ha implicado facturar antes y ganar tiempo para la venta.
En Chile, en tanto, las proyecciones son bastante interesantes, pues si bien hay varias empresas que ya están digitalizando sus documentos, la descentralización de este proceso es algo nuevo para ellas. Por lo tanto, hay un espacio para potenciarla, no sólo en el país, sino en general en la Región, principalmente en ámbitos como compañías de seguros, venta masiva en terreno, call centers, bancos y empresas de servicio, entre otras.
