Diego Menéndez, Administrador de Sistema; Rodrigo Jullian, Gerente General; Antonio Martínez, Asistente de Gerencia; todos de Rentas Falabella.
Para administrar eficientemente los diferentes tipos de documentos que utiliza cotidianamente la compañía y con el fin de agilizar la operación y el envío de información, la filial inmobiliaria del grupo Falabella decidió implementar a principios de 2006 la solución ReadSoft Imaging, herramienta que permite gestionar de forma electrónica los documentos físicos, con las garantías de acceso y seguridad para el trabajo diario. Rodrigo Jullian, Gerente General; Diego Menéndez, Administrador de Sistema; y Antonio Martínez, Asistente de Gerencia; se refieren a los alcances de este proyecto.
Falabella creó su filial inmobiliaria en el 2004 bajo el nombre de Sociedad de Rentas Falabella, iniciativa que estuvo encabezada desde un inicio por Rodrigo Jullian, su actual Gerente General, con el claro objetivo de concretar proyectos de diferentes formatos para multitiendas, supermercados, bancos y homecenters. “Somos los encargados de arrendar propiedades a los operadores del grupo, tales como Falabella, Tottus y Sodimac, y además entregamos servicios al área encargada de los procesos de construcción”, afirma el Gerente General.
Es así como a medida de que crecieron las operaciones, surgió la necesidad de optimizar los procesos documentales relacionados principalmente con facturas y órdenes de compra, para lo cual se hizo una evaluación a principios del año 2006, que tenía como prioridad resolver problemas de lentitud en la búsqueda y acceso a la información. “Necesitábamos acceder rápidamente a los diferentes tipos de papeles, pero para ello nuestra gente debía acudir a una bodega y buscar directamente los archivos, lo que era ineficiente”, recuerda Menéndez.
Los entrevistados aseguran que los principales problemas ocasionados por esta situación eran la pérdida de tiempo y la dificultad para encontrar documentos. “Contamos con una política de resguardo de la documentación, porque hoy en día una factura es una especie valorada no sólo por el efecto administrativo de recibirla, sino también de perderla”, asegura Jullian.
Fue de esta forma, y luego de analizar varias alternativas de mercado, que la filial de Falabella decidió adquirir en abril de 2006 la solución Imaging de ReadSoft, compañía sueca especializada en la automatización de procesos documentales. Algunas de las principales ventajas del sistema ReadSoft Imaging son: facilidad de uso, proceso de digitalización de documentos, herramienta de indexación (metadata), seguridad y confidencialidad, y un módulo de consulta que permite recuperar de forma inmediata los documentos que antes podían tardar horas en ser encontrados.
Esta herramienta está diseñada para organizar digitalmente los archivos físicos (y electrónicos) para hacer más eficientes los procesos de negocio asociados a éstos, resalta Menéndez. “Con ello se mejoró considerablemente la opción de encontrar facturas y órdenes de compra de manera mucho más expedita a través de nuestra Intranet”, agrega.
Herramienta veloz y poderosa
ReadSoft Imaging es una solución dinámica y adaptable a todo tipo de necesidad y a cualquier tamaño de compañía, que provee una relación costo-beneficio altamente favorable. Es un sistema de administración documental que permite incorporar, gestionar y compartir información vital para el negocio.
Con esta solución se accede fácilmente a los documentos a través de la red corporativa o de Internet, lo cual genera una drástica disminución en los tiempos de acceso a la información, con la capacidad de atender tanto a clientes internos o externos en cualquier área de la empresa.
“La solución permite ligar diferentes tipos de documentos, ya que el proceso no sólo tiene que ver con la compra o aprobación de estados de pago, sino también con la obligación de justificar y garantizar los cobros que realizamos a nuestros mandantes de acuerdo a los trabajos que efectivamente se han ejecutado”, afirma Jullian.
El ejecutivo sostiene que la velocidad del sistema de escaneo es muy rápida, lo que convierte a ReadSoft Imaging en una herramienta muy poderosa. “Todo el manejo de la información es eficiente y de alta calidad, además de lo cual el sistema nos permite contar hoy con una base de datos capaz de manejar workflow de aprobaciones en línea con la documentación presente durante todo el proceso”, añade.
“Otro aspecto digno de destacar de ReadSoft Imaging es la inmediatez que ofrece al usuario”, afirma Martínez. “Cada vez que necesitamos un documento específico, se busca y encuentra de manera simple y luego se envía por e-mail. Ello nos permite lograr más competitividad, aportando eficiencia e inmediatez al proceso del trabajo cotidiano”, agrega.
Atención y soporte de calidad
El Asistente de Gerencia sostiene que el manejo de información de manera pronta y oportuna es muy importante y necesario para una empresa como Rentas Falabella, que concentra una enorme cantidad de documentos. “Probablemente si no contásemos con esta aplicación, tendríamos una bodega inmensa con varias personas para que pudiésemos operar correctamente”, indica Martínez.
“Además, ReadSoft Imaging entrega la posibilidad de dedicar más tiempo al análisis cualitativo de la información, lo cual permite maximizar el rendimiento de los datos y entregar, finalmente, un mejor servicio a nuestros clientes”, agrega Jullian.
A su vez, Menéndez sostiene que el sistema es muy amigable y permite manejar diferentes tipos de carpetas de manera muy sencilla. Señala, además, que otro de los aspectos relevantes de este proyecto, tiene que ver con la labor que cumple ReadSoft, ya que la compañía ofrece una alta calidad de atención y soporte al cliente. “Tenemos un contrato de postventa que se actualiza cada año, a lo cual se suma una preocupación permanente de este proveedor por atender nuestros requerimientos y conocer cómo ha funcionado la solución. Incluso, hay veces en que si tenemos alguna duda, las respuestas pueden venir directamente de la casa matriz en Europa”, concluye
