El Rediseño de Procesos de Negocios es una práctica creciente en las organizaciones nacionales y central en la competitividad de mercados globales. Bajo este enfoque, las empresas se entienden como redes de compromisos entre personas con prácticas de trabajo depuradas que posibiliten una coordinación impecable. Workflow es la herramienta que posibilita el rediseño de procesos y la gestión de éstos.
La búsqueda de competitividad presiona a las compañías en el arte de la flexibilidad, con un alto potencial de innovación y capacidades de adaptación que permitan la supervivencia en el mediano plazo. Existen muchas actividades que no aportan valor al negocio como controles administrativos sobrepasados y procedimientos obsoletos que, conjuntamente con la falta de coordinación entre personas y tareas, hacen imposible el cumplimiento de las promesas que efectuamos a nuestros clientes internos o externos, limitando seriamente nuestra capacidad de compromiso.
Procesos de Negocios
El Rediseño de Procesos de Negocios tiene supuestos conceptuales que permiten actuar dentro de organizaciones diversas y, cuando señalamos
que éstas son redes de compromisos entre personas, podemos identificar patrones recurrentes que los estructuran. Estos son los procesos de negocios, cada uno de ellos estructurado con distintos ciclos de trabajo.
Los procesos de negocios son el dominio en el cual se articulan las relaciones de las personas con las promesas que satisfacen a los clientes. Estos procesos se apoyan en una estructura de coordinación basada en las personas que se mueven en una danza de compromisos, ofertas y con-traofertas que representan a clientes y proveedores.
Hammer plantea que en cada empresa -independiente de su tamaño, facturación, complejidad o mercado- no existen más de cinco a ocho procesos constitutivos del negocio, señalando que la concentración en su identificación y rediseño son la clave. La utilización de una herramienta de workflow que apoye la identificacion y depuración de los procesos de negocio es una variable relevante para el ejecutivo TI y el ejecutivo funcional.
Rediseño de Procesos
El Rediseño de Procesos de Negocios requiere un equipo de personas que tengan habilidades en el ámbito del negocio y de las tecnologías de información habilitantes para la optimización buscada. A partir del diagnóstico efectuado previamente en la identificación de prácticas de trabajo y procedimientos, podremos actuar en la implantación consen-suada de nuevas prácticas y flujos de procesos que le den un mayor valor al negocio, como asimismo generando niveles crecientes de compromiso en la empresa.
Tarea esencial del equipo de rediseño será el desarrollo de una «visión compartida» que se traduce en un observador común del proceso, de cual es el objetivo central que está detrás del proceso de negocio a rediseñar, los nuevos roles, las nuevas prácticas de trabajo, la transformación de procedimientos y la tecnología para apoyar la operación y gestión del nuevo proceso.
Podemos valorizar en al menos tres aspectos centrales el rediseño de procesos:
Valor Económico: Por lo que implica en mejoría y aseguramiento de ingresos, ahorros al evitar tareas duplicadas y eliminación de cuellos de botellas.
Valor Pragmático: Tiene que ver con el creciente desarrollo de nuevas competencias y habilidades, evidentes mejoras de prácticas de trabajo y la oferta de estándares de impecabilidad en los servicios.
Valor Simbólico: Es la nueva identidad generada que permite a la organización proyectar una capacidad de ejecutar con calidad los servicios ofrecidos. Es un activo de primer nivel.
Herramienta de Workflow
Las herramientas del tipo workflow le dan un soporte sólido al rediseño de procesos, al diseñar, implantar y monitorear soluciones de automati-zación de los procesos, permitiendo la integración con aplicaciones de software existentes en la organización.
También posibilita simular los procesos actualmente en uso, proyectar el impacto del rediseño, poner en producción nuevas versiones, monito-rear procesos y hacer mediciones de flujos de trabajo para múltiples actividades.
Las funcionalidades básicas que debe proveer un workflow son: diseño de formularios electrónicos, diseño de organigrama de la empresa, diseño de flujos de trabajo, identificación de mapas de procesos, monitoreo gráfico de los procesos, simulación gráfica, administración de versiones de procesos, facilidades de Flobots (definir etapas realizadas por una aplicación entrenada para esta labor), arquitectura abierta y escalable y funcionalidad web.
La herramienta de workflow debe, por lo tanto, apoyar la coordinación de acciones dentro de los ciclos de trabajo, identificar los roles, las prácticas y promesas, los estándares de evaluación que permitan monitorear, y evaluar la calidad.
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