Old Dominion University es una de las universidades públicas más antiguas de Virginia, Estados Unidos, y se enfoca en formar profesionales de todas partes del mundo en un ambiente multi-cultural. Con más de 23 mil alumnos, la institución ofrece 70 bachilleratos, 60 masters, 36 doctorados y dos programas especiales de educación. La gran cantidad de estudiantes y la necesidad de modernizar su plataforma TI llevaron a esta casa de estudios a emprender una transformación tecnológica orientada a facilitar la vida de los alumnos en el campus. En su visita a Chile, invitado por SunGard Higher Education -compañía especialista en servicios y tecnología para la Educación Superior que fue su partner en este desafío-, el ejecutivo nos relata los detalles de este proceso.
¿Cuál es el motivo de su visita a Chile?
Nuestro partner tecnológico, SunGard Higher Education, fue uno de los patrocinadores de las VI Jornadas de Gestión Universitaria, que se llevaron a cabo en la Pontificia Universidad Católica de Chile y que tienen por objetivo constituirse en una instancia de encuentro anual de directivos universitarios, en la cual se discutan propuestas y experiencias y se generen redes de contactos. Personalmente participé como conferencista internacional y realicé una presentación del proceso de transformación tecnológica que dirigí en Old Dominion University.
¿Qué objetivo determinó este proceso?
Llevo trabajando en la institución 23 años y hace cinco fue promovido como Vicepresidente de Tecnología y Educación, con la finalidad de incorporar masivamente en nuestros procesos el uso de las TI para el apoyo del objetivo principal que tenemos como universidad, que es brindar una educación de calidad a los estudiantes. Nuestra meta se basaba en proveer a éstos de herramientas tecnológicas que facilitaran su vida en el campus, es decir, proporcionar recursos a nuestras oficinas administrativas, comerciales y de admisión, entre otras, para que entreguen servicios de calidad, sencillos y en línea.
¿Cómo lo llevaron a cabo?
Desde que decidimos hacer estas modificaciones, sabíamos que debíamos implementar las nuevas tecnologías y adaptarnos a ellas rápidamente, debido a los requerimientos del “día a día” de la casa de estudios. Por tal motivo, elegimos a SunGard Higher Education para que nos apoyara en la puesta en marcha del nuevo sistema. El motivo de contratar a un tercero se basaba principalmente en que requeríamos de una compañía que se especializara en el tema, con la suficiente experiencia, y capaz de implementar soluciones integrales y escalables de acuerdo a nuestras necesidades.
¿Cuáles son las principales soluciones que se han utilizado?
La solución Banner, un conjunto completo de aplicaciones desarrollado especialmente para instituciones de Educación Superior, que presta apoyo a las necesidades de enseñanza, aprendizaje y administrativas. Esta se caracteriza principalmente por estar integrada por herramientas comprobadas, escalables y en una base de datos única, que al combinarse con componentes de la familia de productos Luminis, permiten al usuario tener una experiencia personalizada y a la medida.
¿Qué componentes de Banner están utilizando actualmente?
Estamos usando Banner Alumnos, que mezcla funciones académicas y administrativas y facilita la gestión de los datos en forma estratégica a la vez que brinda, tanto a potenciales y actuales estudiantes como al cuerpo docente, acceso en línea seguro en cualquier momento y lugar; y Banner Finanzas, que entrega información precisa, desde el suministro y las cuentas por pagar hasta los programas de investigación auspiciados.
¿Qué beneficios específicos han obtenido a través de las TI?
Una de nuestras metas era aumentar el número de matrículas y mejorar la retención estudiantil, por lo que implementamos aplicaciones de autoservicio, mediante las cuales los alumnos pueden obtener toda la información necesaria referente a sus intereses educaciones e inscribirse. Además, contamos con un sistema de detección temprana de estudiantes con retiro en potencia, lo que nos permite gestionar acciones para ayudarlos con asesorías y otros métodos a que permanezcan en la institución.
¿Cómo se traduce esto en sus objetivos como universidad?
Como universidad pública del Estado de Virginia, éste nos pone metas, en cuanto a la cantidad de nuevos alumnos y graduados, entre otros. Esta transformación tecnológica nos ha ayudado mucho a cumplirlas, por lo que seguiremos potenciando nuestros procesos y demostrando que el financiamiento que recibimos se está utilizando de la mejor manera. A través de las nuevas TI, podemos brindar más y mejores posibilidades educacionales a nuestros alumnos, ya que somos capaces de medir las diferentes variables y ocuparlas a favor de los objetivos académicos.
¿Cuál es la realidad tecnológica que se observa en las universidades chilenas?
De acuerdo a lo que he observado, muchas instituciones chilenas optan por crear sus propias soluciones de acuerdo a sus necesidades. No creo que ésta sea una mala opción, pero muchas veces esa metodología puede impedir el avance de otras instancias, puesto que deben ser implementadas y manejadas desde el interior de la universidad, lo que puede entorpecer el proceso. Estoy seguro de que la tecnología realmente puede cambiar la educación, por lo que ésta debe ser implementada por personal especializado, y ése el motivo de tercerizar estos servicios en una compañía experta en el tema.
