¿Se imagina perder casi un 10% de los ingresos de su empresa por no prestar la suficiente atención a sus contratos? Pasa, y no pocas veces.
Las compañías y organizaciones manejan una cantidad importante de acuerdos con proveedores, clientes y empleados, entre otros y su gestión, habitualmente, se realiza de manera disgregada en las empresas, sin contar con un proceso y metodología de gestión claramente establecido para ello.
Entre las principales causas de la gestión deficiente y errores que se cometen, está la falta de visibilidad de los hitos claves que conllevan los contratos; la poca colaboración entre las áreas involucradas y que los contratos no se encuentran disponibles cuando es necesario. “En general, los contratos son considerados una formalidad y no se les otorga la importancia que deben tener como herramienta de negocios, para que ambas parten ganen. En general, muchas empresas ven a los contratos cómo un arma legal que se revisa cuando existen conflictos con la contraparte”, afirma José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox, una plataforma que está cambiando la forma en que las empresas gestionan sus contratos, apuntando a operativizar estos documentos mediante procesos sumamente eficientes, apoyándose en el uso de tecnologías cloud.
“Lo que hacemos con Webdox, es entregar una herramienta flexible, inteligente y fácil de usar, que opera bajo medidas de seguridad óptimas que pueden ser monitoreadas a cada segundo”, señala su CEO.
La plataforma creada por el equipo Webdox, donde Jiménez es su fundador, permite a las empresas gestionar el proceso completo del ciclo de vida de sus contratos, desde su solicitud, aprobación, firma, explotación, renovación y término, con una visión completa, integrando a todas las áreas de la empresa en contacto con esta valiosa información.
De la misma forma, Webdox genera flujos de trabajo que mejoran sustancialmente la visibilidad, control, cumplimiento y trazabilidad en el manejo de los contratos, lo cual resulta de mucha utilidad, sobre todo en grandes empresas, en donde existen distintos actores involucrados en el proceso.
“Todos los negocios, independiente de la industria y sector al que pertenezcan, necesitan tener en orden, control y monitoreo de sus contratos, sea con clientes, proveedores, empleados, entidades financieras o contratos corporativos. Lo que hacemos en Webdox es gestionarlos en una plataforma inteligente, flexible y de fácil uso, que ayuda a que nuestros clientes ahorren hasta un 80% del tiempo que destinaban a optimizar sus contratos”, afirma Jiménez, agregando que los contratos no pueden ser tomados a la ligera. Hay que hacer un seguimiento a su ciclo de vida. “La Asociación Internacional de Gestión Contractual y Comercial -IACCM por su sigla en inglés- señala que las empresas pierden hasta un 9,15% de sus ingresos al año por manejar de manera ineficiente sus contratos”, apunta.
En ese sentido, el ejecutivo recalca que es necesario hacer que las áreas de una empresa que están involucradas en el contrato colaboren entre sí; establecer métricas de acuerdo con lo pactado y tener un control contractual financiero, entre otras medidas.
“Hay que velar porque el contrato tenga la relevancia que merece en el negocio. Según expertos, un 96% de las empresas en el mundo manejan de forma manual sus contratos, lo que implica una pérdida de casi 200 mil millones de dólares al año”, afirma Jiménez, quien fundó Webdox en 2012 y a la fecha ya cuenta con grandes corporaciones cómo clientes, muchos de ellos empresas Fortune Global 500, como Coca Cola Andina, British American Tobacco, Walmart, L’Oreal, entre otros, y ventas en siete países, lo que los ha transformado en uno de los principales actores latinoamericanos en la gestión de contratos.
En abril de este año, Axtel, una de las principales compañías de telecomunicaciones de México, los eligió entre las mejores siete de 250 empresas para ser parte de su programa de aceleración y junto con ello, Webdox recibió inversión de Wayra, el área de innovación abierta de Movistar. “La solución tecnológica que desarrolló Webdox, es fundamental para las grandes empresas de cara a sus clientes y proveedores, como también, hacia su gestión interna. Invertimos en ellos porque sin duda el potencial de escalamiento de su tecnología es enorme, lo que genera oportunidades para abrir nuevos mercados en distintos países”, señala Claudio Barahona, Country Manager Chile de Wayra.
Según el CEO de Webdox, la plataforma no sólo aporta a mejorar la gestión de los contratos y al ahorro de recursos en las empresas, sino que además es un pilar clave para hacer más sustentables a los negocios.
“Está muy arraigada la costumbre de que los documentos firmados e impresos son los que representan válidamente un contrato o una operación comercial o de cualquier tipo. Pero ¿qué pasa si se pierden? Para eso, nuestro sistema incorpora firma electrónica simple ilimitada y gratuita y búsquedas inteligentes, consiguiendo una experiencia 100% digital y eliminando completamente el papel del proceso”, apunta Jiménez, quien fue, representando a Webdox, el único actor de CLMS (Contract Lifecycle Management Software) latinoamericano que expuso y participó hace una semana en el foro mundial de la IACCM, institución especialista mundial en gestión de contratos.
“Es un encuentro en el que todos los players globales de la gestión de contratos están presentes, por lo que haber participado en este evento mundial es un fuerte espaldarazo para lo que estamos haciendo en Webdox”, afirma José Manuel Jiménez, señalando también que, entre los próximos pasos de la compañía chilena, está el abrir operaciones en México durante 2019, cuestión que se ha ido preparando durante el segundo semestre de 2018. Finalmente, las metas de Webdox para 2019 son ambiciosas, donde buscan conseguir una facturación anual de 4 millones de dólares.
