Gestión de proyectos TI
Una fórmula exitosa César Gatica
Con una tasa de error o fracaso superior al 60%, la gestión de proyectos TI es un objetivo desafiante dentro de las empresas. Afrontar una iniciativa de este tipo y llegar a término con éxito depende de varios factores, los que, para César Gatica, PMO Manager de Dimension Data Chile, parten por definir claramente la necesidad del negocio, y en base a esto los aspectos asociados, como costos y plazos. A continuación, el ejecutivo entrega sus recomendaciones para enfrentar este reto.
¿Cuáles son los errores más comunes al enfrentar un proyecto de TI?
La definición poco clara o indefinición de alcances, la estimación errada de tiempos y la mala o nula evaluación de riesgos e impacto en el negocio. Por otro lado, está la falta de alineamiento entre las áreas de implementación y operación, y la falta de documentación en todas las etapas del proyecto.
El consejo que entregaría, basándome en la experiencia de Dimension Data, es siempre definir claramente la necesidad del negocio, y en base a ésta, determinar los alcances, costos y plazos, y dejar todo documentado.
¿Algún ejemplo sobre qué factores hacen fracasar un proyecto TI?
La falta de identificación de riesgos o priorizar la tecnología por sobre las necesidades del negocio.
Por ejemplo, en proyectos de “collaboration” es necesario desde un inicio considerar como afectará a los usuarios finales el cambio de su aparato telefónico, qué funciones/features tienen actualmente v/s el modelo de equipo que se les instalará. Eso evita que haya casos en los que la plataforma funciona perfectamente, pero se les asignó terminales con más botones a los gerentes, en circunstancias en que éstos eran más útiles a sus secretarias, quienes perdieron la función “jefe-secretaria”, lo cual claramente genera un ruido innecesario.
¿Qué relevancia tiene la incorporación de “best practices” al enfrentar un proyecto TI?
Primero es importante partir con algunas definiciones de mejores prácticas: acciones sistemáticas, eficaces, eficientes y flexibles que suponen una mejora evidente de los estándares del servicio; y procesos, habilidades, herramientas y conocimiento adquirido que se utilizan para minimizar las posibilidades de que un proyecto fracase.
Considerando lo anterior, si estamos realmente interesados en que un proyecto resulte exitoso, podemos decir que el uso de buenas prácticas es fundamental para lograr dicho objetivo.
¿Qué pasa si no tengo madura una metodología con mejores prácticas en mi compañía? La respuesta es natural, asegúrese de trabajar con un proveedor que maneje esas “best practices”.
¿Cuáles son las mejores prácticas más usadas en este ámbito?
Hace mucho tiempo que en Dimension Data hemos incorporado el uso de “best practices” y hemos visto el efecto positivo que tienen en la gestión de un proyecto. Gracias a estas consideraciones nunca hemos tenido interrupciones de servicios en la red de un cliente. Si se trata de enumerar las más utilizadas, destacaría: levantamiento inicial de las necesidades del negocio, definición detallada de alcances, uso de herramientas que permitan hacer seguimiento y control de riesgos; involucrar a los “stakeholders” principales en la toma de decisiones; realizar planificación global del proyecto para tener una línea base de control y seguimiento, y elaborar planes de trabajo detallado de las actividades para evitar que las intervenciones interrumpan el servicio. Las actividades se deben planificar de tal forma que, ante alguna eventualidad, exista un procedimiento de “rollback” (vuelta atrás). También es importante mantener informados a los “stakeholders”, reportando avances del proyecto, en término de costos y tiempos, y el resultado de las actividades específicas que se desarrollan dentro de éste, particularmente aquellas que en su fase de revisión implicaban un alto riesgo; además de generar instancias para realizar sesiones de lecciones aprendidas, idealmente durante el proyecto.
¿Qué relevancia tiene la existencia de una oficina de proyectos para enfrentar un proyecto TI?
Permite tener un lenguaje común, homologar procesos, procedimientos y documentación, lo que implica que cada uno de los proyectos dentro de una organización se desarrollará en base a la misma metodología y buenas prácticas, y por lo tanto habrá una mayor probabilidad de que resulten exitosos, posibilitando ahorro en costos de gestión, aumento en la calidad de servicio y mejoras en la productividad de la empresa.
¿Cuáles son las claves para “llegar a buen puerto” con un proyecto TI?
En nuestro caso, contar con un equipo de profesionales preparados y experimentados es absolutamente diferenciador. Además de ese punto, daría los siguientes consejos: asegúrese de que identificó claramente la necesidad de su negocio en las fases preliminares del proyecto; defina los objetivos y alcances, delimitando áreas de impacto, costos y tiempos, así como también el valor que tiene la iniciativa dentro de la organización; identifique a los “stakeholders” principales, involucre a la plana ejecutiva, y elabore un plan de comunicación claro para tomar las decisiones consensuadas en los momentos críticos; anticípese a los problemas: establezca los riesgos iniciales de un proyecto, y defina acciones y responsables para minimizarlos. Durante todo el proyecto siga este proceso. Asimismo, planifique cada actividad, cerciórese de que en las ventanas de trabajo siempre se tenga una prueba de servicios y una vuelta atrás asegurada; documente y obtenga la aceptación de estos documentos para proseguir; organice sesiones de lecciones aprendidas con el equipo de trabajo, las cuales le permitirán repetir las buenas acciones y evitar aquéllas que dieron malos resultados. Si su proyecto es ejecutado y gestionado por un proveedor de servicios, asegúrese que utilice un estándar, pídale que le presente su metodología.
