Cada día se confirma con mayor claridad que el desempeño de un negocio es directamente proporcional al de sus procesos internos y que no siempre esto significa contar con Tecnologías de Información de última generación, sino más bien se relaciona con cómo las utilizamos. También se han perfeccionado las metodologías de documentación y análisis de los procesos de negocio, en sus tres dimensiones básicas: ejecutante del proceso, apoyo funcional de las TI o fabricación y el procedimiento en lenguaje gráfico. Consistente con esto, muchas compañías están incorporando en su estructura organizacional la Unidad de Gestión de Procesos, cuya misión es definir y mantener una estructura de procedimientos armónica y correctamente alineada con la estrategia competitiva de la empresa, con los menores costos posibles y la más alta eficacia.
A esto se debe agregar la gran necesidad actual de proteger los activos de la organización de fraudes y mermas. Normalmente este trabajo era realizado por el departamento de informática, pero la complejidad creciente en las operaciones de explotación de las TI ha producido un alejamiento de éste del análisis detallado de los procesos de negocio con una visión horizontal e independencia de la tecnología.
Mejoramiento en el desempeño del departamento TI
Con la incorporación de la Unidad de Gestión de Procesos se ha producido un notable mejoramiento en el desempeño del departamento de informática, debido a que hay una mayor formalización de requerimientos al existir un modelo de procesos consensuado y alineado con la estrategia competitiva de la empresa.
Dicho en otros términos, esta unidad integra y valida las inquietudes de mejoramiento de los usuarios antes de pasar a la etapa de construcción. De esta manera se evitan los cambios segmentados que no agregan valor a la compañía.
Otro factor que facilita el buen desempeño del departamento de informática con la creación de la Unidad de Gestión de Procesos, que jerarquiza las actividades de mejoramiento gradual de los procedimientos y esto no siempre significa modificar los sistemas. Muchas veces son mejoramientos de procesos o de personas.
De esta forma, el desafío que tienen hoy los departamentos de informática, especialmente aquéllos de alto contenido tecnológico, es promover la formación de la Unidad de Gestión de Procesos, cuyo primer paso será documentar en modo gráfico el actual modelo de procedimientos, en sus tres dimensiones; analizarlo y tomar acciones de mejoramiento, partiendo por aquéllas de mayor impacto positivo en la agregación de valor al negocio, y que no siempre son las de mayor costo. Una representación gráfica de un proyecto de mejoramiento de procesos se muestra en el siguiente diagrama.
Exequiel Aravena Villamán es Ingeniero Industrial de la Universidad de Santiago de Chile, con un Postítulo sobre Sistemas Modernos de Producción desarrollado en el Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile.
