Por más de cuatro décadas, el Ministerio de Vivienda Urbanismo (Minvu) ha acumulado en sus bodegas miles de archivadores con los antecedentes de cada uno de sus empleados. Bajo la necesidad imperiosa de rescatar la información que contienen y de clasificarla para un mejor manejo, optó por la digitalización de todos los documentos de los trabajadores pasivos, una experiencia nueva al interior del Ministerio, que estuvo a cargo del Departamento de Informática y el Departamento de Recursos Humanos de dicho organismo y que se espera sea toda una revolución a nivel operacional. Gracias a una perfecta combinación de costos, tiempos de respuesta, calidad, experiencia y reconocimiento en el mercado, Maxhuber fue la empresa escogida para cumplir esta misión.
A cargo de la Sección de Personal del Departamento de Recursos Humanos del Ministerio, los documentos se mantenían en carpetas independientes para cada trabajador. Estas se almacenaban en una bodega subterránea a la que era difícil acceder y donde era complicado trabajar, al punto de que podían pasar varios días hasta poder ubicar un determinado documento.
Silvia Escuti, Jefe Sección Personal; Angélica Hidalgo, Analista Personal; ambas del Minvu.
Todo eso será cosa del pasado gracias al proyecto de digitalización que Maxhuber ha implementado y que responde a los requerimientos específicos de dicho organismo. La solución entregada por Maxhuber implicó digitalizar cerca de 5.900 carpetas para luego organizarlas en bibliotecas virtuales -las que también fueron desarrolladas por esta compañía- y que fueron finalmente almacenadas en la misma plataforma digital que actualmente usa el Ministerio de Vivienda.
Fácil búsqueda de documentos
Ahora cada vez que se soliciten antecedentes de antiguos trabajadores se podrá acceder a ellos con un solo click: a través del nombre de éstos o bien de otros datos que fueron indexados a las carpetas, lo que permitirá rastrear información específica de cada una de ellas. Además, todos los documentos en el sistema cuentan con una referencia que entrega la ubicación exacta de la versión física de cada uno de estos archivos.
Seguir progresando con la digitalización
Madiana Huerta, Jefe Proyecto Informática; Silvia Escuti, Jefe Sección Personal; y Angélica Hidalgo, Analista Personal; impulsoras y responsables del proyecto, aseguran que la pronta implementación del nuevo sistema les permitirá otorgar un mejor servicio y perfeccionar notoriamente su gestión operativa. También esperan que esto provoque una escalada de modernización al interior del Minvu, ya que en regiones y otros departamentos se viven problemas muy similares a los de la Sección de Personal con sus propios archivos de documentación.
“No nos queremos quedar aquí. Esperamos seguir progresando con la digitalización”, afirman.
