La Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi, con una producción de 400.000 toneladas de cobre fino por año, contenido en cátodos y concentrado, sabe muy bien lo que son contratos y relación con contratistas. Sus políticas en esta materia apuntan al establecimiento de relaciones de largo plazo en un ambiente win-win.
Arnoldo Clunes, ejecutivo con más de 20 años de experiencia en la industria minera, nos habla de las ventajas obtenidas en Collahuasi con la implementación de sistemas basados en workflow.
Hasta el año 1999, Collahuasi contaba con aplicaciones tradicionales sustentadas en bases de datos para la administración de sus contratos y el pago de servicios. En ese año, la compañía decidió mejorar la eficiencia de sus procesos de administración de contratos, iniciando la búsqueda de las herramientas más apropiadas. Fue entonces cuando surgió Xnear Workflow, aplicación desarrollada por CiberGroup que comprende herramientas de software que optimizan el manejo de grandes volúmenes de operaciones.
El producto de CiberGroup configura una plataforma de desarrollo de soluciones de automatización de procesos de negocio en ambientes web o cliente/servidor, con acceso a bases de datos en diversas plataformas. De esta manera y gracias a este producto, hoy la gestión de contrato y la catalogación de materiales en Collahuasi están completamente soportadas con Xnear.
Administración de contratos
La implementación realizada por Collahuasi con el equipo de ingenieros de este proveedor de software, permite que las políticas, procedimientos y flujos de trabajo asociados a servicios externos, sean soportados computacionalmente.
La administración de contratos contempla todos los procesos que van desde la solicitud de servicios por un usuario interno hasta el cierre o finiquito del contrato, pasando por la administración del registro de contratistas, la elaboración de las bases de propuesta, la invitación a cotizar, las evaluaciones técnicas y económicas, la adjudicación, ejecución y pago. Por ende, el sistema no sólo es usado por los usuarios internos de la compañía, pues también acceden a él los contratistas a través de la web.
“El sistema implementado es una aplicación de e-business sobre workflow. En términos conceptuales, elimina las barreras existentes entre las partes involucradas en el proceso, tanto entes internos como externos, haciendo que todos participen en un mismo proceso de negocio soportado por una sola aplicación computacional, usando Internet. Además, muestra los atrasos, hace un seguimiento de cada contrato y estado de pago”, comenta Arnoldo Clunes, quien fuera el Jefe de Proyecto de Collahuasi durante el desarrollo del sistema. El actual Gerente de Informática de la compañía explica, además, que en el diseño del sistema los procesos de negocio fueron desagregados hasta el nivel de detalle, para rediseñarlos y construirlos en base a Tecnologías de Información. “Desde su puesta en servicio en el año 2000, ya no se manejan papeles en la administración de contratos, salvo los documentos legales, como los contratos mismos y los documentos valorados”, precisa.
Entre los beneficios generados por el uso de Xnear está el ordenamiento de todos los procesos de negocios de la administración de contratos, asegurando una fiel aplicación de las políticas y procedimientos de la compañía.
“Los beneficios han sido acordes a nuestras expectativas. No sólo buscábamos el cumplimiento de nuestras políticas y procedimientos, sino también el mejoramiento en la eficiencia, ordenar los procesos administrativos y mejorar los tiempos utilizados en los diferentes procesos. Con esta solución obtuvimos una mejora promedio del orden de un 30% en el tiempo que toman los procesos principales de contratos”, cuenta el ejecutivo.
En relación a la experiencia de trabajar con CiberGroup, Arnoldo Clunes destaca que “hay un equipo de gente excelente, constituido por profesionales de primer nivel que nos dieron la seguridad que necesitábamos en un proceso crítico y de bastante complejidad para Collahuasi”.
Catalogación de materiales
Tras el desarrollo del sistema de administración de contratos, la minera utilizó Xnear para desarrollar otra aplicación, un sistema de catalogación encargado de canalizar los requerimientos de incorporar ítems a la nómina de materiales o depurar los existentes. “El catálogo de materiales es la Biblia del sistema de abastecimiento. Luego, el proceso de catalogación requiere la participación de varias personas, tanto de las áreas de operaciones o mantención como de la unidad de administración de inventarios, para asegurar que contiene datos de calidad. Cada ingreso o cambio debe contar con las respectivas revisiones y aprobaciones”, señala Arnoldo Clunes.
Asimismo, el Gerente de Informática explica que el éxito de la implementación de Xnear les ha planteado nuevos desafíos. De hecho, dentro de las proyecciones de la compañía está implementar con este software nuevas aplicaciones de apoyo a los procesos administrativos.
Agosto de 2004
