Un jefe de proyecto corre a una reunión en que debe exponer sobre el avance de su proyecto. Lleva un cúmulo de papeles, informes, acuerdos, correos, contratos, avance físico, pagos, presupuesto original y una Carta Gantt en que se destacan las desviaciones de las actividades y, al margen, las justificaciones de ello. Siente que va preparado para responder todo lo que se le pida. Esta sensación de tranquilidad, la logró después de muchas reuniones de control, con los principales participantes del proyecto, y un trabajo hasta altas horas de la madrugada… su rostro demacrado da cuenta de ello.
“Este relato pareciera ser parte del destino de los administradores de proyectos. La percepción general es que un proyecto se inicia con una planificación de actividades, estableciendo tiempos y responsables de su ejecución, para luego controlar el avance en reuniones periódicas, en las cuales se van ajustando los plazos”, explica Carlos Calderón, Gerente General de Cognosoft. Esto supone que cada miembro del equipo tiene, por una parte, actividades asociadas al proyecto y, por la otra, están los asuntos que, siendo acciones enmarcadas en éste, corresponden a tareas del día, que son manejadas aparte, lo cual las deja fuera del ámbito de control y supervisión.
En realidad, el proceso de dar origen a un proyecto se inicia en la etapa de prefactibilidad, en donde típicamente hay muchas reuniones, acuerdos, contratos, actividades, comunicaciones y documentos, entre otros asuntos que generalmente no quedan reflejados en una Carta Gantt. “Luego, cuando se establece la planificación, el problema suele repetirse durante la ejecución del proyecto, ya que toda la información relativa al avance de las actividades, suele manejarse de manera paralela a la iniciativa”, agrega.
Más allá de la gestión de proyectos
Un buen software de administración de proyectos proveerá no sólo funcionalidades gráficas para la etapa de planificación, dibujando la Carta Gantt, estableciendo las actividades precedentes y asignando los responsables, entre otras típicas; sino que proporcionará también importantes funciones de apoyo a la etapa de ejecución, dotando a los responsables de las actividades, de la capacidad de consignar su avance en línea. Para el administrador se incorpora la posibilidad de visualizar en tiempo real el proyecto global y los avances efectivos, sin necesidad de reunirse con los responsables de tareas.
“Pero una herramienta de gestión del conocimiento va más allá. En efecto, el módulo de Proyect Management de Scriba, plataforma de gestión del conocimiento desarrollada por Cognosoft, no sólo provee de las funcionalidades disponibles en la herramientas de gestión de proyectos más avanzadas, sino que incorpora todo el quehacer de los miembros del equipo, a una base de conocimiento centralizada, que contiene no sólo las actualizaciones a las tareas del proyecto en sí”, detalla. Además, registra todos los asuntos complementarios de aquéllas, tales como: e-mail, informes de avance, físico y financiero, control de las horas-hombre, entregables, compromisos y sus recordatorios, alertas de atraso a los supervisores, planos, archivos multimedia; en fin, todos los elementos que constituyen las evidencias del avance del proyecto, incluidas las discusiones entre los responsables.
Con todo, acumular esa cantidad de datos y documentos en una base central de conocimiento, no basta para hacerla útil para la toma de decisiones y apoyar el control de avance. “Es preciso transformarla en conocimiento explícito para poder encontrarla de forma expedita cuando se requiera. Esta es precisamente la tarea que mejor realiza Scriba, por lo que ahora los jefes de proyectos ya no lucirán demacrados… al menos no por preparar una reunión de control de avance de sus proyectos”, concluye el ejecutivo.
Mayor información solicitar al autor del artículo, al e-mail ccalderon@cognosoft.cl
