Para tomar una buena decisión de compra es vital tomar en cuenta factores como los consumibles que ocupa el equipo, su duración y también su valor. En los últimos años las empresas han ido profesionalizando cada vez más sus decisiones de compra en materia tecnológica. La oferta de computadores, scanners o máquinas fotográficas digitales -por nombrar sólo algunos productos de uso común en el trabajo- es enorme y es necesario manejar ciertos conocimientos para hacer la elección adecuada, lo que generalmente recae en el personal del área informática.
Dentro de este abanico de productos uno que tiene vital importancia es la impresora, y no sólo por el constante uso que se le da dentro una compañía, sino por los costos asociados. Las impresoras están dentro del listado de equipos que pueden generar mayores gastos, razón suficiente para afirmar que detrás de su proceso de adquisición debe haber un cuidadoso análisis.
El costo por hoja
Hay dos grandes elementos que se deben considerar al momento de elegir estos equipos. El primero y el más relevante, es el llamado costo operacional que está asociado directamente al costo por hoja, concepto que toma en cuenta tres factores: los consumibles, su duración y el valor.
¿Cómo se obtiene? A través de una operación matemática donde se toma el costo del consumible y se divide por el tiempo que el fabricante dice que dura. En el caso de que el equipo ocupe más de un suministro se hace el mismo cálculo con cada uno de ellos y se suman los resultados.
De lo anterior se desprende un punto muy importante para las empresas, que es el saber cuál es su volumen de impresión. El manejar este dato les permitirá elegir el equipo adecuado.
El segundo elemento que se debe tomar en cuenta en la decisión de compra -y que va directamente relacionado con el anterior- lo podemos asociar a la pregunta, ¿qué carga le voy a dar? Si una empresa adquiere una o más impresoras para un volumen de trabajo distinto al que requiere, se va a generar una serie de pro-blemas. Por una parte, es posible que este equipo sea subutilizado y por otra, que tenga una carga mayor a la que es capaz de rendir. En este caso es probable que se produzcan una serie de fallas -que traen asociados gastos- o que tenga una mayor frecuencia de cambio de suministros. Al utilizar una impresora para un volumen de trabajo para el cual no fue diseñada se producirá un encarecimiento del costo operacional.
Aspectos a considerar
Para las compañías que no tienen un área informática o un experto que las asesore al momento de comprar una impresora, hay que mencionar una cosa que, si bien es básica, algunas veces puede olvidarse. Se trata de la compatibilidad, que se refiere a si el equipo funciona con el SO de la compañía. Hay impresoras que están diseñadas para trabajar en un lenguaje (Driver) que sólo se entiende con Windows y no sirve para otros sistemas como Macintosh. Hay otras características que los fa-bricantes detallan de sus marcas, como son la rapidez de la impresión de la primera página o cuántas hojas se imprimen por minuto. Si bien se trata de factores que pueden incidir en la elección de un equipo, el que debiera primar es el costo operacional, cuánto gasta la empresa con él. Una impresora puede demorarse un poco más que otra en entregar la primera hoja o puede imprimir una menor cantidad de páginas por minuto, pero si sus costos operacio-nales significan un importante ahorro a la compañía, a la hora de decidir, debería primar este aspecto.
Noviembre de 2005
