Como uno de los principales proveedores de servicios para la gestión de RRHH en Chile y con operaciones en otros países del Cono Sur, PayRoll cuenta con una Project Management Office (PMO), dedicada exclusivamente a la gestión de proyectos. Cuando decidió crearla, hace dos años, se dispuso a buscar también una herramienta de administración que sirviera de soporte para esta nueva área. Fue así como optó por ProactiveOffice.com, software de gestión de proyectos desarrollado y provisto por ProactiveOffice, considerado el primer sistema nacional especializado en el rubro. Hoy está implementado exitosamente en las oficinas de PayRoll en Chile y en Argentina para garantizar el control del ciclo de vida de los proyectos. Para conocer más detalles al respecto, conversamos con Hugo Quevedo, Gerente Corporativo PMO de PayRoll.
PayRoll es un proveedor de soluciones integrales de recursos humanos, conformado por un grupo de empresas orientadas a cubrir los procesos organizacionales relacionados con aspectos como reclutamiento y selección, pago de remuneraciones, bienestar, evaluación, capacitación, desarrollo de carrera y desvinculación de personal, apoyando sus operaciones en herramientas informáticas y estándares internacionales. Cuenta actualmente con presencia en Chile, Argentina y Perú, proyectando iniciar operaciones en Colombia y Brasil, además de poseer distribución en Uruguay, Paraguay y Bolivia.
Esta expansión regional requiere de una permanente supervisión para mantener todos sus procesos en óptimas condiciones. Debido a esto, en el año 2008 decidió crear una oficina de gestión de proyectos y seleccionar un software destinado a garantizar iniciativas implementadas de acuerdo a plazos, objetivos y operatividad. Con la idea en mente comenzó a evaluar distintas opciones en el mercado, eligiendo finalmente la propuesta de ProactiveOffice. Se trata de un eficiente sistema de gestión de proyectos provisto bajo el modelo SaaS o Software as a Service, denominado ProactiveOffice.com y considerado el primer software nacional especializado en el rubro. Dada su flexibilidad, se puede adaptar a metodologías y estándares internacionales como Six Sigma, Scrum y PMI (Project Management Institute), siendo esta última asociación, de hecho, la que eligió a PayRoll como la primera empresa en Latinoamérica en acreditarse con los mejores estándares internacionales de OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model). Esto equivale a la máxima madurez que puede alcanzar un modelo organizacional en dirección de proyectos con el que se implementan licencias de software y servicio ASP.
“Indudablemente que este reconocimiento lo conseguimos gracias a los procedimientos que tenemos al interior de nuestra oficina de proyectos. Sobre todo, por el hecho de contar con esta plataforma tecnológica que soporta todo el seguimiento, control e implementación de los procesos”, asegura el profesional.
Una solución de fácil acceso
El proceso de selección de la herramienta se gestó bajo dos importantes parámetros: flexibilidad de la herramienta, a fin de que permitiera al usuario acceder desde cualquier parte del mundo, por medio de Internet. Segundo, que garantizara una implementación de proyectos de acuerdo a los objetivos estratégicos que se esperaba lograr.
Con estos requerimientos claramente definidos PayRoll evaluó varios software de gestión, hasta que finalmente decidió adquirir ProactiveOffice.com, pues además de ser una de las plataformas más potentes en cuanto a su funcionamiento, contaba con acceso a través de la red. “Este tema se hacía muy importante para nosotros, ya que nuestra idea era hacer partícipes también a los clientes de lo que estaba ocurriendo con sus proyectos. Nos interesaba que ellos pudieran supervisar los avances en relación a los plazos y objetivos estipulados en un principio; de esa forma estaríamos dotando de mayor transparencia y seriedad al tema”, afirma el Ingeniero Hugo Quevedo.
“Además de todas las funcionalidades con que cuenta ProactiveOffice.com, tiene la particularidad de adecuarse directamente a los procesos internos de la compañía. Y eso es muy importante para nuestro negocio”, puntualiza. En relación al servicio de postventa por parte de ProactiveOffice, el ejecutivo destaca que “ha sido muy bueno, ya que como nuestra compañía también tiene un área de Servicio al Cliente, con una metodología muy estructurada, tenemos la posibilidad de compararlo con los tiempos de respuesta que este proveedor nos brinda. Y en ese sentido, sin duda, que cumple a cabalidad con lo que nosotros esperamos”.
Lazos comerciales desde el primer momento
La implementación de la herramienta se llevó cabo por medio de un proceso muy simple, pero a la vez exitoso. En julio de 2008 se implantó en PayRoll, en septiembre se puso a prueba el primer piloto y en octubre ya estaba cien por ciento operativa. En definitiva, fue un proyecto rápido y sencillo, puesto que contaban con una metodología sólida. Por ende, los plazos se cumplieron de acuerdo a lo que se había estipulado en un principio.
Hasta el momento, la herramienta ha funcionado en perfectas condiciones y se le han ido haciendo las personalizaciones y ajustes necesarios con ayuda de ProactiveOffice. Esto, debido a la evolución natural que ha presentado la oficina de proyectos en el tiempo.
“Desde el momento en que decidimos implementar esta herramienta de gestión, sabíamos que la estábamos adquiriendo con visión de futuro. Por lo mismo, estamos conscientes de que en la medida en que vayamos creciendo como empresa, tendremos la necesidad de realizar mejoras continuas. Y eso por supuesto que lo haremos con ProactiveOffice”, sostiene Quevedo.
En la actualidad, el software esta implementado en Argentina y se espera que próximamente se instale en Perú, así como en los demás países de la Región.
