Los analistas auguran que en 2014, el e-mail será reemplazado en un 20% por el uso de redes sociales empresariales, plataformas que cambian la estrategia corporativa siguiendo la misma dinámica abierta y colaborativa de sitios como Facebook, pero especialmente orientadas a facilitar la interacción, el trabajo colaborativo, la innovación y la productividad en el ámbito de los negocios.
Algunos pronostican el fin del e-mail como medio de interacción, y es que para ciertos sectores este sistema de comunicación no está siendo tan productivo como esperan. Según un reciente análisis de la firma Nielsen, que consultó la población global conectada a la web, las redes sociales se han convertido en unas de las principales actividades que realizan los usuarios en Internet, incluso por encima del correo electrónico personal, y el tiempo que navegan en estos sitios está incrementándose con el triple de velocidad que la tasa de toda Internet en general.
Según el estudio, dos tercios de la población en red entra a estos sitios (plataformas sociales o blogs). Está claro, las redes sociales dominan el mundo personal, pero en el ambiente empresarial la situación es distinta y el correo electrónico sigue estando a la cabeza.
Hoy los trabajadores invierten bastante tiempo leyendo, clasificando, respondiendo y enviando mails cada día. Por ejemplo, un estudio auspiciado por la firma de seguridad móvil Good Technology indicó que los empleados, en promedio, trabajan más de tres semanas al año (23 días exactamente) en “horas extra”, sólo contestando llamadas o e-mails en sus hogares. Si bien el estudio fue aplicado en el Reino Unido, es un claro ejemplo de la situación que se vive en el ambiente empresarial y que da cuenta de una problemática en la que algunas compañías ya se están enfocando.
Cada vez son más las que están empezando a fomentar el uso de las redes sociales entre sus empleados para interactuar transversalmente, compartir documentos y colaborar con ideas. En esta misma línea Gartner predijo que en 2014 el correo electrónico será reemplazado en un 20% por el uso de redes sociales empresariales, y en algunos años más casi la mitad de los usuarios de negocios utilizará microblogging o Twitter empresarial para estar en contacto permanente y dinámica.
Para Pedro Vignola, Gerente Comercial South Cone Latin America de VMware, “ésta es una tendencia que llegó para quedarse y las empresas deberían comenzar a considerar las redes sociales, ya que permiten la creación de un espacio de trabajo seguro y compartido en Internet para los miembros del equipo interno y externo, que deja como resultado el trabajar más inteligente y eficientemente”.
En su lista de Tendencias en Comunicaciones para 2012, Avaya también destaca la transición de la colaboración social del ámbito personal a las aplicaciones empresariales como uno de los temas dominantes.
¿Para qué sirven estas redes?
Son plataformas que posibilitan integrar las comunicaciones de la organización y compartir aplicaciones y contenidos. Su principal objetivo es facilitar la interacción en una compañía, ya sea entre trabajadores, partner o proveedores, el trabajo colaborativo, la innovación y la productividad, para lo cual se adaptan a las nuevas prácticas que se dan en el escenario de negocios, donde para los usuarios ya es natural estar siempre conectados.
Pedro Vignola, VMWARE. Cristián Encina, MICROSOFT.
El concepto es similar al de las redes sociales genéricas: una dinámica abierta e interactiva. “Una red social empresarial permite a las personas al interior de una organización interactuar entre ellas compartiendo información, mensajes, tweets, blogs y, en definitiva, accediendo a todas las herramientas sociales que hoy utilizan los usuarios de hogar, pero en un contexto corporativo, con el objetivo de fortalecer el trabajo en equipo, acceder a conocimiento y, en definitiva, lograr mejores resultados”, explica Cristián Encina, Gerente de Negocios de Productividad de Microsoft, compañía que a la par con la tendencia compró Yammer, una red social empresarial gratuita con la cual pretende llegar a más de cinco millones de usuarios de empresas.
Si bien, tal como hoy sucede en torno a las plataformas más populares, como Facebook, puede existir el temor de que sean un medio de distracción de los trabajadores respecto de su labor, las redes sociales empresariales apuntan diametralmente a lo contrario: buscan, por ejemplo, crear comunidades y lograr una colaboración entre equipos mucho más eficiente, en que se pueda compartir conocimiento de forma sencilla, además de encontrar contactos ahorrando tiempo en llamadas. Pueden integrar chat, mensajes de texto o voz, llamadas, videoconferencia, micro blogging, wikis, etc. Y las empresas están comenzando a darse cuenta de su valor estratégico.
“Una red social empresarial ayuda a la creación rápida de grupos para organizar actividades y comunicaciones en torno a un proyecto, un equipo, un tema, o un interés”, indica Pedro Vignola. Por ejemplo, SocialCast de VMware permite la integración de las capacidades sociales para Intranets, wikis, soluciones de CRM y otras aplicaciones empresariales en toda la compañía, con el objeto de crear un flujo más ágil de trabajo.
Productividad para toda la organización
Desde la perspectiva de los usuarios, el ejecutivo de Microsoft explica que “se produce una relación mucho más dinámica y menos estructurada, más espontánea. La información fluye y permite que las personas la compartan mejor, así como opiniones, contenidos, etc”. Y en la medida en que los empleados aumentan su compromiso y se mueve más trabajo a un espacio social, “el valor de las redes sociales se eleva”, enfatiza el Gerente de VMware.
Ya en 2010, según el estudio IDC Social Business Survey, un 41% usaba un software social empresarial, y un 35% pensaba que al utilizar este tipo de plataforma aumentaba la productividad. Este es un efecto que, aclaran los especialistas, impacta no sólo a un área o departamento, sino que a toda la organización en forma transversal, pues se trata de un cambio en la estrategia empresarial. Según la información entregada por Millward Brown, que consultó a cerca de 2.700 profesionales en Europa (Francia, Alemania, Italia, Holanda, España, Suecia y Reino Unido), hay firmas que, a raíz del uso de las redes sociales empresariales, ya han sido capaces de mejorar su productividad en un 76% y optimizar otros aspectos de negocios como: reunir ideas y pensamientos de un equipo disperso geográficamente (79%) y la capacidad de encontrar información, gente y expertos más rápidamente (72%).
La opción es tentadora y “definitivamente las compañías deben considerarla por varias razones: por una parte, las posibilidades de que los empleados colaboren de mejor manera, puedan acceder a contactos expertos y generar mayor valor, es inmensa. Adicionalmente, hay toda una nueva generación que tiene estos conceptos incorporados y espera utilizarlos en el entorno de la empresa, por lo que no hay que desperdiciar esta oportunidad”, finaliza Cristián Encina.
En el mercado actualmente hay varias alternativas de redes sociales empresariales.
– Gratuitas: Como Yammer o SocialCast, o las redes sociales profesionales Xing y LinkedIn; esta última con 147 millones de suscritos.
– Con costo: Plataformas sociales orientadas al trabajo colaborativo, que son software bajo modelo de licenciamiento, como IBM Lotus Connections o Microsoft SharePoint.
– Para clusters: Hay redes sociales empresariales orientadas a verticales de mercado. Por ejemplo, es conocida internacionalmente Research Gate, donde científicos de todo el mundo comparten su conocimiento, y que ha superado el millón de usuarios. Esta idea ha sido replicada en Chile en RedCiencia, que reúne a la comunidad científica de habla hispana. También destaca el caso de Tibbr, que si bien es una plataforma social general, hoy es usada en Apache Corp, compañía minera de perforaciones, donde se ha convertido en un cluster de colaboración para este sector.
